+7 (499) 938 42 63  Москва

+7 (812) 467 32 84  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 938 42 63
Москва и МО
+7 (812) 467 32 84
Санкт-Петербург и ЛО

Журнал регистрации приказов на отпуск — образец

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → «Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск ». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → «Как составить график отпусков в организации ».

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → «Форма Т-7. Составляем график отпусков ».

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938 42 63 (Москва)
+7 (812) 467 32 84 (СПБ)
8 (800) 350 10 92 (Остальные регионы)
Это быстро и бесплатно!

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике. Примерная форма журнала может содержать такие графы:

Пояснения по заполнению графы

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск — применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Важно! В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения 5 лет. например:

  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О предоставлении учебного отпуска
  • и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет. регистрируются отдельно (например, в Журнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
  • и т.д.
Читайте также:  Черная зарплата куда жаловаться

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
  • Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
  • Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации приказов на отпуск НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал выпущен в удобном формате (А4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Часть граф таблицы журнала располагается на левой стороне разворота, часть — на правой. Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.

Унифицированной формы журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Мы предлагаем журнал с традиционными для кадровой практики графами.

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков пронумеровывается самостоятельно. Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). В таком случае на последней странице журналарегистрации приказов о предоставлении отпусков об этом можно сделать соответствующие записи.

Титульная страницажурнала регистрации приказов о предоставлении отпусков выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала (разворот):

Работники, ответственные за ведение журнала

Далее следует форма самого журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

На задней внутренней обложке журнала есть памятка по его заполнению и образец заполнения .

Отзыв о книгах и журналах учета

Ходан О.И. главный специалист — эксперт (по кадрам) УПФР в Кировском районе Ленинградской области (г. Санкт-Петербург)

Получила журналы. Красота. Странички пронумерованы, на последней странице предусмотрена запись о количестве пронумерованных и прошитых листах. ставь только подпись и печать. Журналы (книги) в обложечке прозрачной, так что странички не загнутся и обложка не испачкается. Строки достаточно широкие, поэтому даже у тех, у кого крупный почерк проблем не будет. Кстати, качество бумаги очень хорошее, я довольна очень-очень.

Читайте также:  Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет

16 января 2013 г.

Коваленко В.А, специалист по кадровому делу, директор департамента кадрового администрирования ГК "ЕСА-Центр"

Вы знаете, бывает такое: видишь какую-то вещь и не можешь оторвать взгляда. Вот так и произошло со мной, когда увидел журналы, выпускаемые редакцией "Пакет кадровика". Видно, что люди старались для людей. Делали, как для самих себя. Сначала про внешний вид: обложка журнала — это вам не просто картонный белый лист, где написан вид журнала. Обложка — это маленькая иллюстрация, которая уже одним видом поднимает тебе настроение, так как цвет обложки настраивает на позитив. Название журнала написано жирным шрифтом, так что даже если у вас "хороший" минус по зрению, не переживайте — все прочтете. Далее, так сказать, внутреннее содержание, внутренний мир журнала. Бумага отменного качества, линии четкие, левая сторона книги совпадает с правой (иногда бывает что строки с разных сторон съезжают). В некоторых журналах есть странички для ответственных за ведение журнала. Также в конце есть образец, как заполнить данный журнал (так что не ошибемся). И еще важный момент: все журналы в прозрачных обложках, что делает их еще более привлекательными на столе кадровика, где они занимают достойное место. Спасибо всем, кто трудился для нас. Слава редакции "Пакета Кадровика"!

17 января 2013 г.

Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

Журнал регистрации отпусков

Согласно трудовому кодексу, статье 114 каждый работник имеет права на ежегодный отпуск с сохранением места и заработной платы. Статья 115 трудового кодекса указывает, что отпуск должен составлять не менее 28 дней. Статьи 116 — 119 регламентируют дополнительный оплачиваемый отпуск. Так же в трудовом кодексе указан порядок и очередность предоставления отпусков.

В этой же статье мы рассмотрим:

  • основные шаги кадровика при ведении учета отпусков;
  • как определяется право на ежегодный отпуск;
  • ведение журнала регистрации отпусков;
  • образцы журналов регистрации отпусков.

На практике при учете отпусков сотрудников, работник отдела кадров встречается с рядом сложностей.

  • Необходимо четко знать процесс оборота документации и своевременно заполнять, и составлять соответствующие документы;
  • В любых организациях, даже небольших, сотрудниками не всегда четко соблюдается график отпусков. Так он может быть разбит на части, сотрудника могут вызвать на работу, работник может получить отгулы в счет отпуска и пр.

Составляя графики отпусков нужно учитывать и интересы работодателя, и интересы работника.

Основные шаги кадровика при ведении учета отпусков

Список необходимых действий выглядит так:

  • Составить график отпусков;
  • Информировать сотрудника перед отпуском;
  • Вести учет неплановых отпусков;
  • Учитывать период, за который положен отпуск;
  • Вести учет дополнительных отпусков;
  • Вести учет остатка отпуска;
  • Анализировать пересечение их между собой;
  • Следить за равномерностью ухода в отпуск работников;
  • Контролировать пересечение отпусков, больничных и командировок;
  • Предусматривать возможность продления;
  • Вести учет компенсаций за неиспользованный отпуск.

Как определяется право на ежегодный отпуск

При определении право на очередной оплачиваемый отпуск нужно учитывать:

  • фактическое время работы;
  • период, когда сотрудник не работал, но за ним было сохранено место работы или должность (согласно действующему законодательству);
  • период вынужденных прогулов в случае незаконного увольнения (отстранения) с последующим восстановлением;
  • время отстранения по причине не прохождения мед. осмотра по вине сотрудника;
  • период отпуска за свой счет, без сохранения зарплаты, который не превышал 14 дней в год.

В итоге, на стаж работы дающего право на оплачиваемый ежегодный отпуск не включается:

  • Уход за ребенком;
  • Отсутствие без уважительной причины, в том числе отстранение от обязанностей согласно статье 76 ТК РФ.

В стаж работы, льготным категориям – задействованным на вредных или опасных участках, включается только фактическое время, отработанное на вредном участке.

Читайте также:  Заявление в трудовую инспекцию о невыплате заработной платы - образец

Читайте по теме в электронном журнале

Ведение журнала регистрации отпусков

При ведении журнала регистрации не желательно сразу проставлять дату окончания отпуска, т.к. работника могут вызвать на работу или он может выйти на больничный. Хотя некоторые специалисты все же вносят эту информацию, а затем вносят правки или замечания.

В случае болезни работника, ушедшего в отпуск, если им был предоставлен больничный лист, дата выхода его на работу должна быть изменена на количество дней, проведенных на больничном. Иногда возникает вопрос: кто решает, переносить или продлевается отпуск – работодатель или работник? В этом случае обратиться к Правилам об дополнительных и очередных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17. В этом правиле в частности в п.18, указано, что в том случае, если причины, мешающие работнику уйти в отпуск (болезнь) наступили до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, то дата выхода определяется путем договоренности между работодателем и работником. В том случае, когда причины наступили в период отпуска, то отпуск должен быть продлен автоматически, на количество дней, указанных в больничном листе. При этом, работник в обязательном порядке должен уведомить отдел кадров или руководителя о наступивших обстоятельствах.

Образцы журналов регистрации отпусков

Журнал регистрации отпусков служит для фиксации распоряжений (приказов) изданных согласно унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а. Срок хранения такого журнала составляет 3 года (ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000). В этом журнале создаются такие графы: порядковый номер, дата выхода приказа, Ф.И.О. сотрудника, должность сотрудника, даты и вида отпуска, основание его предоставления. Пример журнала приведен в таблице ниже:

Унифицированные формы кадровых документов в 2016 году (скачать бесплатно)

20 апреля 2016, просмотров: 19283, Раздел: Документы

Каждый уважающий себя кадровик должен знать все унифицированные формы кадровых документов. которые актуальны в 2016 году. Ежегодно выходят новые формы, приказы и поправки, которые нужно своевременно заполнять и отправлять в соответствующие органы. Чтобы при проверке не возникало спорных ситуаций, нужно правильно вести кадровый учет и заполнять все документы правильно. Мы подготовили полный перечень документов, которые помогут начинающему кадровику быстро влиться в работу и разобраться в ситуации.

Перечень кадровых документов, обязательных для организаций в 2016 году:

Образец и бланк документа (скачать)

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

Положение о защите персональных данных работников

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Штатное расписание (форма Т-3) (штатная расстановка)

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Рекомендуем посмотреть: