+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать

Федеральным законом № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии» (18 статья) с 1 января 2015 года вводится новое название и новая редакция статьи 62 Трудового кодекса РФ. Новое название статьи 62 — «Выдача документов, связанных с работой, и их копий» (в прежнем названии упоминалось только о выдаче копий документов, связанных с работой). В соответствии с новой редакцией статьи 62 ТК РФ разрешается выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику в целях его обязательного социального страхования. Также прописано, что работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. В прежней редакции Трудового кодекса работодатель обязан был выдавать оригинал трудовой книжки на руки работнику только в день его увольнения (статья 84.1 ТК РФ).

Следует отметить, что трудовая книжка все еще остается основным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность работника. Она относится к обязательному документу, который предъявляется работником при приеме его на работу, кроме следующих случаев:

  • при приеме на работу по совместительству;
  • при поступлении на работу впервые.

Ведение трудовых книжек это большая является ответственным и обязательным участком при ведении кадрового делопроизводства. Необходимо обязательно придерживаться норм, которые регламентируются такими нормативными актами как «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, и «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В случае неправильного ведения трудовых книжек у работника в дальнейшем могут возникнуть сложности при приеме на новую работу, при оформлении пенсии, а у работодателя административная ответственность за несоблюдения трудового законодательства.

В рамках оказания услуг по ведению кадрового учета специалистами нашего Департамента кадрового учета, в частности, предусмотрен все процедуры, я свалянные с ведением трудовых книжек сотрудников наших клиентов. Для соблюдения новых требований статьи 62 ТК РФ мы разработали и предоставляем сотрудникам образцы заявлений, которые они могут оформить для получения трудовой книжки на руки для предоставлении в Пенсионный фонд. Ведение трудовых книжек при ведении кадрового учета включает в себя:

  • внесение записей о приеме на работу;
  • внесение записей о переводе на другую постоянную работу;
  • внесение записей об увольнении работника;
  • ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • заполнение новой трудовой книжки;
  • внесение записей о награждении;
  • внесение записей о работе по совместительству (по желанию работника);
  • внесение дополнительных сведений об образовании, специальности;
  • изменение персональных данных при смене фамилии сотрудника
  • и др.

В соответствии с Правилами ведения трудовых книжек ответственность за хранение трудовых книжек возлагается на работодателя и поскольку трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах или металлических шкафах организации. Необходимо знать, что за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусматривается административная ответственность работодателя:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Одним из основных принципов услуг нашего Департамента кадрового учета — правильность и своевременность ведения кадровых документов, в частности трудовых книжек сотрудников наших клиентов, в точном соответствии с законодательными нормами. Если для Вас это важно и вы хотите оптимизировать расходы и ведение кадрового делопроизводства, но предлагаем Вам воспользоваться нашими услугами по кадровому аутотренингу .

Самовольно начисленная бухгалтером зарплата не облагается страховыми взносами

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Читайте также:  Назовите любые три юридических основания расторжения трудового договора

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

МОЖНО ЛИ ВЫДАТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ НА РУКИ?

Работнику, который не увольняется, трудовую книжку выдавайте только в одном случае — ему надо принести ее в ПФР для назначения или перерасчета пенсии п. 11 Правил подсчета страхового стажа .

Выдайте трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работника ст. 62 ТК РФ. Пусть на этом же заявлении он напишет "Трудовую книжку получил", поставит дату, свои Ф.И.О. и распишется.

В других случаях трудовую книжку выдать на руки нельзя. Вместо оригинала книжки можно выдать ее заверенную копию п. 7 Правил ведения трудовых книжек .

Пример. Образец заверения трудовой книжки

Печать ООО "Альфа"

Выдача трудовой книжки работнику

Своевременная выдача трудовой книжки работнику на руки является важным требованием, соблюдение которого актуально не только для ее владельца, но и для работодателя. Этот документ представляет собой своеобразный «паспорт», только удостоверяет он не личность владельца, а его трудовой стаж и стаж для пенсии .

Как и все другие личные документы, трудовая книжка работника имеет свои требования по форме ведения, заполнения и хранения. На протяжении всего срока трудовой деятельности гражданина она хранится в отделе кадров предприятия или организации. На руки работнику трудовая книжка может быть выдана только в исключительных случаях. Обо всех этих случаях и пойдет разговор в предлагаемой статье.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Трудовым кодексом Российской Федерации регламентируются основные права и обязанности всех субъектов правоотношений. Здесь же содержатся наиболее важные положения по вопросам ведения, хранения и выдачи трудовых книжек. В том числе при увольнении по собственному желанию. по соглашению сторон и др.

При прекращении действия трудового договора по любым причинам с работником должен быть произведен окончательный расчет в день увольнения и выдана трудовая книжка. В документе должна быть произведена отметка об увольнении со ссылкой на основание (статья ТК РФ).

Согласно статье 62 Трудового кодекса России по письменному заявлению гражданина о документах, связанных с работой. работодатель в течение 3 дней после поступления письменного ходатайства выдает и надлежащим образом (печать, подпись, дата) заверенные копии или оригиналы документов:

  • выписка из приказа о приеме работника на работу;
  • распоряжение о переводе на другую должность или в иное структурное подразделение данной организации;
  • выписка о внесении всех страховых взносов;
  • справка о фактической начисленной заработной плате;
  • выписка из приказа об увольнении работника и др.

Такие документы буду особенно актуальными при намерении работника обратиться в суд за защитой трудовых прав. Ведь они станут доказательствами по гражданскому делу. что минимизирует временные затраты на их истребование.

Необходимость документа при оформлении пенсии

Трудовая книжка работнику выдается при прекращении работы по случаю выхода на пенсию. Это общий случай, как и при увольнении. Однако достаточно часто бывает, что гражданин оформляет пенсию по старости. а увольняться с места работы пока не собирается.

Пенсионный фонд в любом случае для оформления пенсии потребует предоставить оригинал трудовой книжки. В таких случаях сотрудники кадровой службы истребуют от работника заявление на выдачу трудовой книжки. где в качестве уважительной причины получения на руки документа станет обращение в ПФР. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, это единственный случай, когда при продолжении работы в данной организации разрешается нарушать установленный порядок хранения рассматриваемого документа. После его получения на руки за сохранность трудовой книжки будет отвечать ее владелец.

Выдача копии трудовой книжки

Законодателем предусмотрена обязанность выдавать копии необходимых документов по требованию работников (статья 62 ТК РФ). Согласно указанной норме, если работник обратился с письменным заявлением о выдаче копии документа, работодатель должен в течение трех дней выдать ему должным образом заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Указанные копии документов выдаются бесплатно.

Исключительные случаи выдачи трудовой книжки

Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска. то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении. В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск. Поэтому отдел кадров выдает на руки работнику трудовую книжку только при получении от него соответствующей расписки. Эта расписка вносится в книгу учета движения трудовых книжек работников предприятия, а также о ней делается отметка в личной карточке работника.

Читайте также:  Больничный военнослужащего по контракту

Иногда бывают случаи, когда в день увольнения работник по уважительным причинам отсутствует на работе или не хочет получать трудовую книжку. Тогда работодателем заказным письмом направляется работнику уведомление, предлагающее явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие отправить ее почтой. В такой ситуации работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки уволенному работнику со дня отправки уведомления.

Таким образом, случаи, когда производится выдача трудовой книжки работнику на руки, связаны с подготовкой заявления работодателю и регламентируются Трудовым кодексом РФ.

Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Выдача копий документов

Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку. Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

  1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
  2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
  3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо постараться правильно оформить сопутствующие документы.

Организация работы

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно. По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

  • Порядок организации кадровой работы.
  • Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
  • Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

  • Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
  • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
  • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
  • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.
Читайте также:  Увольнение несовершеннолетних

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Ознакомление

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

  • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
  • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

Выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику для оформления пенсии

Добрый день! Скажите, пожалуйста, как действовать в случае, когда обратился работник для оформления досрочной пенсии. Ранее данный работник работал 14 лет аккумуляторщиком на другом предприятии. Сейчас он работает у нас (организация на ОСНО) сборщиком. И по совместительству тоже у нас еще в одной организации (на УСН).

Вопрос — Я должна ему дать оригинал трудовой книжки и копию на руки. Если оригинал, то как это правильно оформить?

Должно ли предприятие заполнять какие-либо формы в ПФР.

Есть что-то еще, что должно сделать предприятие основной работы и предприятие, где он оформлен по совместительству?

Для оформления пенсии сотруднику нужен оригинал трудовой книжки. Ведь это основной документ для подтверждения работы по трудовому договору. Так сказано в п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015.

Выдать трудовую книжку работнику надо не позднее трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления о выдаче трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). На этом же заявлении работник должен расписаться в получении трудовой книжки. Для этого он должен собственноручно написать на заявлении слова «Трудовую книжку получил», дату получения трудовой книжки, свои Ф.И.О. и расписаться.

Такая расписка подтвердит правомерность отсутствия у вас трудовой книжки работника при проведении проверки трудинспекцией.

Работник, получивший трудовую книжку для целей обязательного социального страхования, должен вернуть ее работодателю не позднее трех рабочих дней со дня, когда ему ее вернет орган обязательного социального страхования (ст. 62 ТК РФ).

Для назначения пенсии нужны такие документы:

— заявление об установлении пенсии;

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и место жительства сотрудника;

— страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), документы, подтверждающие его регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;

— документы, подтверждающие периоды работы или иной деятельности, включаемые в страховой стаж;

— выписка из индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, содержащая данные об индивидуальном пенсионном коэффициенте сотрудника;

— документы, подтверждающие периоды работы, для досрочного назначения пенсии.

Документы сотрудник должен подать самостоятельно, таким образом, предприятие должно лишь выдать ему трудовую книжку.

Приложения

Смежные вопросы:

  1. Перевод с совместительства на основную работу
    Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?
    ✒ По вопросу о….
  2. Перевод директора основной работы на совместительство
    Здравствуйте, Ситуация: Генеральный директор ЗАО (он же учредитель 98%) занимает данную должность с апреля 2016г. по совместительству. С 01 июля 2016 года данное место работы становится основным. Вопрос: как….
  3. Трудовой договор с внешним совместителем
    Уточните, пожалуйста, какие особенности есть при заключении договора с внешним совместителем.
    ✒ При заключении трудового договора с совместителем применяются те же правила, что и при приеме работника на основную….
  4. Начисление пенсии вдовам военных пенсионеров
    Может ли вдова военного претендовать на его пенсию? Какой процент от пенсии она получит?
    ✒ В 2015 году существует два вида пенсий, назначаемых в связи со смертью кормильца, вдовам….

Рекомендуем посмотреть: