+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Вкладыш в трудовую книжку кто должен покупать

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не вправе заполнять бланк трудовой книжки, приобретенный самим работником.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (часть первая ст. 66 ТК РФ). В соответствии с частью первой ст. 65 ТК РФ трудовая книжка входит в перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю. Согласно части третьей ст. 66 ТК РФ работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Порядок ведения трудовых книжек, их заполнения регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Согласно п. 46 Правил изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином РФ. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее — Порядок) утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Работодатель вправе использовать бланки трудовой книжки, которые получены только по правилам, установленным Порядком, в соответствии с которым бланки трудовой книжки приобретаются именно работодателем, а не работником. Такой вывод следует из содержания пунктов 2-5 Порядка.

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности. А п. 44 Правил установлено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Инструкцией. Эта форма имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки.

Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только на основании договора, заключенного с изготовителями или распространителями, получение бланка трудовой книжки от работника и указание в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, что бланк трудовой книжки получен от работника, будет являться нарушением трудового законодательства. Кроме того, велика вероятность того, что приобретенный работником бланк трудовой книжки является поддельным.

Таким образом, мы полагаем, что работодатель не вправе вносить сведения в новую трудовую книжку, бланк которой предоставил сам работник.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

15 сентября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Вкладыш в трудовую книжку

Юлия, просто гражданин не сможет обратиться в Госзнак. Трудовые книжки и вкладыши должна закупать организация. Люди сталкивались с такой проблемой: некогда они купили трудовую в киоске. Надо заметить, что каждому календарному году соответствует серия и номер. В ларьках они обычно просрочены. Спустя годы люди обращались в МИД для оформления паспорта. И их трудовые были признаны недействительными. Срочно приходилось оформлять дубликаты.

Татьяна Сергеевна 9 февраля 2011 в 09:19

Юлия. Где купить вкладыш? и кто должен его покупать — кадровик или работник, у которого закончилась трудовая книжка?

ТОЛЬКО РАБОТОДАТЕЛЬ ВАМ ВЫДАЕТ ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ. ВКЛАДЫШИ ПОКУПАЕТ РАБОТОДАТЕЛЬ В ОПРЕДЕЛЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ПОД ОТЧЕТ. НИКАКИХ СОЮЗПЕЧАТЕЙ.

Сама покупала вкладыш в магазине канцелярии за 155 руб. так как ни один отдел кадров из двух работодателей не удосужился сделать это, хотя при приеме на работу я сама лично предлагала купить вкладыш, на что получала ответ что все сделаем. А при увольнении, единственное на что хватало у них мозгов, зачеркивать "о поощрениях" и от руки писать "о работе" — что я вляется грубейшим нарушением! И совершенно не понятно до каких пор наши работодатели будут исполнять эти самые правила и предписания? или в нашей стране только мы обязаны блюсти закон.

Надежда 13 апреля 2011 в 16:22

По договору поставки
Акт передачи НОМЕРА
Внутренний учет трудовых и вкладышей (пустых)

И правда никаких союэпечатей.

Лючия. ну это совсем сверх зачеркнуть я бы ругалась

Юлия. Покупать придется Вам.
Как проверите — где вкладыш взял сотрудник?
как будете отчитываться — у Вас есть журнал регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей к ним? происхождение документа должно четко прослеживаться, даже если закупили бланк на одно юридическое лицо — не можете использовать для другого.
и опять же — ведение и хранение обязанность работодателя, у работника такой обязанности — принести бланк — нет
отказ в приеме на работу по причине нежелания покупать бланк — даже комментировать смешно.
"нет времени" — это не аргумент. если Вы работате в небольшой компании то время найдете. если в крупной — там заказывают канцтовары целенаправленно, нужно только список подать.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

При копировании материалов ссылка на сайт «Московской области» обязательна.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

Читайте также:  Образец заполнения уведомления о заключении трудового договора в фмс

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

За чей счет приобретается бланк?

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку. На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает.

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

  1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.
  • Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.
  • Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша. так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

    Вкладыш в трудовую книжку покупает работодатель

    19 марта 2017, 21:30

    При оформлении на работу выяснилось, что у нового сотрудника закончилась трудовая. Нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку. Кто должен покупать вкладыш? Кто должен оплатить эти расходы? Если за счет работника, как провести оплату? Ответы на эти вопросы – в статье.

    Трудовая закончилась, вшиваем вкладыш

    Трудовая книжка – это документ работника, подтверждающий его трудовой стаж. Все работодатели, как организации, так и предприниматели (частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты) должны вести трудовые книжки своих работников, если они проработали у них больше 5 дней, и это место работы является основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

    Вследствие этого трудовая книжка входит в список документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Конечно, это касается только работников для кого данное место работы не первое, и поэтому трудовая книжка у них уже есть.

    На практике случается, что кадровому работнику нужно внести новую запись в трудовую, а места для этого недостаточно: закончилась трудовая книжка. Кто должен покупать вкладыш?
    Так как ведением трудовых по закону занимаются работодатели, то именно кадровики предприятия должны озаботиться тем, чтобы приобрести и вшить такой вкладыш в трудовую книжку работника (п. 44, 46 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

    Казалось бы, почему не использовать другие разделы трудовой? Ведь в них может остаться место, которого хватит для последующих записей. Но так делать нельзя. На случай, если места для новой записи не осталось, предусмотрены вкладыши в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

    Читайте также:  Место работы в трудовом договоре - образец

    Важно знать, что отдельно от книжки вкладыш недействителен. После подшивки он становится частью трудовой книжки, поэтому даже нумерация записей продолжается в том же порядке.

    Оплата вкладыша в трудовую книжку

    Итак, с вопросом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника, мы разобрались. Теперь поговорим о том, кто оплачивает такие расходы.

    По закону организация (предприниматель), снабдившие работника вкладышем в книжку, могут брать с него плату. Размер этой платы устанавливается в зависимости от затрат работодателя на приобретение вкладыша (п. 47 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

    Обычно стоимость вкладыша удерживается из зарплаты работника. Однако можно принять деньги и по приходному кассовому ордеру, или попросить работника перечислить деньги в безналичном порядке.
    Добавим, что если при заполнении вкладыша в трудовую книжку допущена ошибка или вкладыш испорчен, платить за испорченный бланк работник не должен (п. 48 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

    Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

    Кто покупает вкладыш в трудовую книжку и неправильное оформление трудовой

    Организация обнаружила неправильно оформленную запись в трудовой книжке сотрудника. Предыдущий работодатель оформил запись об увольнении сотрудника в разделе «Сведения о поощрениях», а ответственный в организации за ведение трудовых книжек сотрудник продолжил неправильное оформление записей, сделав запись о приеме на работу в организацию в этом же разделе.
    Как правильно исправить ошибки, если требуется оформить вкладыш в трудовую книжку: первая запись во вкладыше будет о недействительности предыдущих записей? Какую дату нужно указать при оформлении вкладыша?

    Порядок ведения трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
    Трудовая книжка имеет разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Уже из названия разделов следует, что они имеют разное предназначение. Если в раздел «Сведения о работе» вносятся сведения о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции), то раздел «Сведения о награждении» предназначен для внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные п. 24 Правил.
    В соответствии с п. 38 Правил в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
    Внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждении» является нарушением правил оформления трудовых книжек, такие записи являются неправильными и подлежат исправлению в порядке, предусмотренном разделом III Правил.
    Согласно п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции изменение неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, производится путем признания их недействительными и последующим внесением правильной записи. При этом п. 1.2 Инструкции урегулирован порядок исправления неточной, неправильной записи только для тех ситуаций, когда такая запись изначально была внесена в надлежащий раздел трудовой книжки.
    По нашему мнению, указанный порядок исправления неточной, неправильной записи следует применять по аналогии и в том случае, когда правильная по своему содержанию запись была внесена в ненадлежащий раздел трудовой книжки. Такого же мнения придерживаются и другие специалисты (см. например, ответ Г. Порваткина на вопрос: «В трудовой книжке ошибочно сделана запись о приеме и переводе работника на странице «Сведения о награждении». Как быть?», «Финансовая газета. Региональный выпуск», N 19, май 2008 г.).
    В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
    Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).
    Таким образом, организация должна внести в трудовую книжку работника необходимые изменения в отношении внесенных ею записей, оказать работнику необходимую помощь для исправления записей по предыдущему месту работы, а при представлении соответствующих документов — сама изменить записи, внесенные прежним работодателем.
    Как следует из п. 1.2 Инструкции, в рассматриваемом случае в разделе «Сведения о награждении» следует указать последующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
    В раздел «Сведения о работе» оформленного вкладыша в трудовую книжку по правилам п. 1.2, раздела 3 Инструкции следует внести те сведения о работе, которые содержались в разделе «Сведения о награждении» и были признаны недействительными.
    Поскольку в рассматриваемом случае первоначальную неправильную запись в раздел «Сведения о награждении» внес предыдущий работодатель, организации следует предложить работнику обратиться к нему для внесения необходимых исправлений в трудовую книжку и оформления вкладыша в трудовую книжку. При этом в трудовой книжке предыдущий работодатель должен поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Что касается заполнения строки «дата заполнения» на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, то в ней предыдущему работодателю необходимо поставить дату фактического заполнения вкладыша. Вы также можете и сами внести необходимые изменения на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
    Таким образом, по нашему мнению, в трудовой книжке в разделе «Сведения о награждении» необходимо сделать записи о признании записей, содержащих сведения о работе, недействительными и оформить вкладыш в трудовую книжку, куда внести только правильные записи.

    Читайте также:  Трудовой договор вахтовым методом - образец

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Карасевич Любовь

    Ответ проверил:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Барсегян Артем

    30 октября 2009 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

    Организация обнаружила неправильно оформленную запись в трудовой книжке сотрудника. Предыдущий работодатель оформил запись об увольнении сотрудника в разделе «Сведения о поощрениях», а ответственный в организации за ведение трудовых книжек сотрудник продолжил неправильное оформление записей, сделав запись о приеме на работу в организацию в этом же разделе.
    Как правильно исправить ошибки, если требуется оформить вкладыш в трудовую книжку: первая запись во вкладыше будет о недействительности предыдущих записей? Какую дату нужно указать при оформлении вкладыша?

    Порядок ведения трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
    Трудовая книжка имеет разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Уже из названия разделов следует, что они имеют разное предназначение. Если в раздел «Сведения о работе» вносятся сведения о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции), то раздел «Сведения о награждении» предназначен для внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные п. 24 Правил.
    В соответствии с п. 38 Правил в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
    Внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждении» является нарушением правил оформления трудовых книжек, такие записи являются неправильными и подлежат исправлению в порядке, предусмотренном разделом III Правил.
    Согласно п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции изменение неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, производится путем признания их недействительными и последующим внесением правильной записи. При этом п. 1.2 Инструкции урегулирован порядок исправления неточной, неправильной записи только для тех ситуаций, когда такая запись изначально была внесена в надлежащий раздел трудовой книжки.
    По нашему мнению, указанный порядок исправления неточной, неправильной записи следует применять по аналогии и в том случае, когда правильная по своему содержанию запись была внесена в ненадлежащий раздел трудовой книжки. Такого же мнения придерживаются и другие специалисты (см. например, ответ Г. Порваткина на вопрос: «В трудовой книжке ошибочно сделана запись о приеме и переводе работника на странице «Сведения о награждении». Как быть?», «Финансовая газета. Региональный выпуск», N 19, май 2008 г.).
    В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
    Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).
    Таким образом, организация должна внести в трудовую книжку работника необходимые изменения в отношении внесенных ею записей, оказать работнику необходимую помощь для исправления записей по предыдущему месту работы, а при представлении соответствующих документов — сама изменить записи, внесенные прежним работодателем.
    Как следует из п. 1.2 Инструкции, в рассматриваемом случае в разделе «Сведения о награждении» следует указать последующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
    В раздел «Сведения о работе» оформленного вкладыша в трудовую книжку по правилам п. 1.2, раздела 3 Инструкции следует внести те сведения о работе, которые содержались в разделе «Сведения о награждении» и были признаны недействительными.
    Поскольку в рассматриваемом случае первоначальную неправильную запись в раздел «Сведения о награждении» внес предыдущий работодатель, организации следует предложить работнику обратиться к нему для внесения необходимых исправлений в трудовую книжку и оформления вкладыша в трудовую книжку. При этом в трудовой книжке предыдущий работодатель должен поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Что касается заполнения строки «дата заполнения» на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, то в ней предыдущему работодателю необходимо поставить дату фактического заполнения вкладыша. Вы также можете и сами внести необходимые изменения на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
    Таким образом, по нашему мнению, в трудовой книжке в разделе «Сведения о награждении» необходимо сделать записи о признании записей, содержащих сведения о работе, недействительными и оформить вкладыш в трудовую книжку, куда внести только правильные записи.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Карасевич Любовь

    Ответ проверил:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Барсегян Артем

    30 октября 2009 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

    Рекомендуем посмотреть: