+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете проводки 2017

Учитываем выдачу трудовых книжек правильно

Опубликовано в журнале «Бухгалтерская газета» №5 год — 2014

Согласно Трудовому кодексу РФ работодатели обязаны оформлять работникам трудовые книжки на бланках установленной формы. Формы трудовых книжек и вкладышей в них утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, а также обеспечения ими работодателей (далее – Правила).

В бухгалтерском учете операции по движению трудовых книжек необходимо отражать согласно приказу Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению».

Для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Порядок отражения операций по выдаче бланков трудовых книжек в бухгалтерском учете может иметь два варианта. Согласно первому бланки трудовых книжек учитываются на счете 41 «Товары», а их выдача проводится как реализация товаров по счету 90 «Продажи». Второй предполагает, что учитывать купленные бланки следует на счете 10 «Материалы», а стоимость бланков при их выдаче списывать на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Учитывая, что «продажа» бланков трудовой книжки не является основным видом деятельности организации, второй способ более правильный.

На счете 10 «Материалы» учитывают движение материалов. Принятие их к бухгалтерскому учету отражают записью по дебету счета 10 и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и других счетов.

На счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» обобщают информацию обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 73 ведут по каждому работнику организации.

При отпуске бланков трудовых книжек и вкладышей в них, осуществляемом в порядке, установленном Правилами (п. 42 Правил), в бухгалтерском учете производится их списание со счетов учета материальных ценностей и зачисление на соответствующие счета учета затрат (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Поскольку расходы на приобретение бланков в соответствии с п. 47 Правил компенсируются работником, то стоимость отпущенных МПЗ, должна быть отнесена на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». В соответствии с положениями ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» указанные доходы и расходы в сумме затрат на приобретение бланков могут быть отнесены к операционным с кредита счета 10 «Материалы».

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

Проводкой дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредит счета 91 «Операционные доходы» отражается задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек экономически оправданны и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ) в составе косвенных расходов.

Выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения налогом на добавленную стоимость, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Обращаем внимание, что предложенный порядок отражения в бухучете операций по приобретению и отпуску бланков трудовых книжек не является единственно возможным. При разработке и выборе собственного способа учета бланков трудовых книжек бухгалтеру следует закрепить выбранный способ в учетной политике организации.

При другом варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

В этом случае бланки трудовых книжек учитываются только за балансом – на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с налогом на добавленную стоимость).

В этой ситуации необходимо в учетной политике организации закрепить положение, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки. А в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на гл. 50 ГК РФ.

Необходимо отметить, что, возможно, право применения данного способа придется отстаивать в суде.

Также по этой теме:

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.

Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки

Обновление: 8 февраля 2017 г.

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.

Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?

Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:

  • в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
  • в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
  • в качестве расходов организации.

Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.

Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.

Трудовая книжка — расход работодателя

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.

Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.

Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».

Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18 ) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.

Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.

Читайте также:  Сроки уплаты НДФЛ в 2017 году с аванса и зарплаты

В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:

Учет трудовых книжек

Подскажите пожалуйста — как правильно автономному учреждению отразить в бухгалтерском и налоговом учете выдачу (реализацию) принимаемому на работу сотруднику новую трудовую книжку в п е р в ы е. Нужны конкретные бухгалтерские проводки по отражению дохода и расхода. Спасибо

Отвечает Людмила Абрамова, эксперт

С сотрудника, принятого на работу впервые, взимают плату за бланк трудовой книжки в размере расходов на ее приобретение. Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. По заявлению сотрудника стоимость трудовой книжки можно удержать из зарплаты.

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Трудовые книжки – это бланки строгой отчетности. Расходы на их приобретение оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухгалтерском учете и отчетности проведите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Приобретенные учреждением трудовые книжки учтите на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке либо по стоимости приобретения.

При выдаче сотруднику трудовой книжки сделайте запись:

Уменьшение забалансового счета 03

– списаны бланки трудовых книжек.

Стоимость трудовой книжки, которую сотрудник возмещает учреждению, это не что иное, как компенсация затрат работодателя. Доход от возмещения стоимости трудовой книжки отразите проводками:

Дебет 0.209.30.000 Кредит 0.401.10.130

— начислен доход от возмещения стоимости трудовой книжки;

Дебет 0.201.34.000 (увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 130)) Кредит 0.209.30.000

— отражено поступление денежных средств за трудовую книжку в кассу учреждения;

Дебет 0.201.11.000 (0.201.21.000) (увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 130)) Кредит 0.209.30.000

— денежные средства зачислены на счет учреждения.

Подробнее см. в рекомендации.

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

«При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1. п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Ситуация: как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Учреждение применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Трудовые книжки – это бланки строгой отчетности (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ). Расходы на их приобретение оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухгалтерском учете и отчетности проведите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Приобретенные учреждением трудовые книжки учтите на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу, мест хранения. Бланки трудовых книжек за балансом учитывайте в условной оценке (1 руб. за один бланк) либо по стоимости приобретения (если это закреплено в учетной политике для целей бухучета).

Списать бланк трудовой книжки можно в день ее выдачи сотруднику. Датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ. При этом в бухучете сделайте запись (на основании акта по ф. 0504816 ).

Уменьшение забалансового счета 03

– списаны бланки трудовых книжек.

Об этом сказано в пункте 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

С сотрудников, принятых на работу впервые, учреждение может брать плату за бланк трудовой книжки в размере расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или перечислить по безналичному расчету.

Бухучет операций, связанных с внесением (перечислением) сотрудником денег за бланк трудовой книжки, зависит от типа учреждения.

Выдача сотрудникам учреждения трудовых книжек признается реализацией товаров. Поэтому с такой операции нужно заплатить НДС. Данное правило распространяется в том числе и на казенные учреждения (органы власти, органы местного самоуправления). Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 30 сентября 2015 г. № 03-07-11/55714. от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508 и ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833. При этом сотрудник оплачивает учреждению стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159 ).

При расчете налога на прибыль средства, полученные учреждением от сотрудника в качестве возмещения стоимости трудовой книжки, включите в состав доходов (п. 1 ст. 249 НК РФ ).

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним уменьшают налогооблагаемую базу. Такие затраты экономически обоснованны, так как обязанность работодателя приобретать эти бланки обусловлена подзаконным актом органа власти (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Причем прибыль будет равна нулю. Ведь в соответствии с пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. сумма возмещения должна быть равна величине затрат учреждения на приобретение бланка (ст. 247 НК РФ ).

Так считает ФНС России. При этом специалисты налогового ведомства говорят, что это актуально и для казенных учреждений тоже (письмо ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833 ).

Если учреждение не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), оно не сможет учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ ).

Кроме того, при безвозмездной передаче бланка трудовой книжки с сотрудника необходимо удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210. подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 ».

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как отразить в бухучете и при налогообложении возмещение ущерба сотрудником. На учреждение наложили административный штраф по вине сотрудника. Сотрудник добровольно компенсирует ему эти расходы

«Сумма штрафа, которую сотрудник возмещает учреждению, это не что иное, как компенсация затрат работодателя (ст. 242 ТК РФ ). Поэтому отражать такие расчеты нужно на счете 209.30 «Расчеты по компенсации затрат» (п. 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ).

В учете автономных учреждений:

Для начала нужно сказать, что средства, которые поступают в возмещение ущерба, будут собственными доходами учреждения и распоряжаться ими оно может самостоятельно .

Читайте также:  Записка расчет о предоставлении отпуска

Начисление задолженности сотрудника по возмещению суммы штрафа отражайте по КФО 2 «Приносящая доход деятельность» (письмо Минфина России от 25 марта 2013 г. № 02-06-07/9374 ).

Доходы от возмещения уплаченного штрафа отразите проводкой:

Учет трудовых книжек

Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.
Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.

Правила отражения сведений
Разработанная Министерством труда РФ (от 10.10.03 № 69) типовая форма документа включает тринадцать граф. Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:

  • переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу сотрудников;
  • новых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников;
  • выданных сотрудникам трудовых книжках (и вкладышах к ним) при увольнении, переводе и т.п.

Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.
Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления.Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8, что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, цифры должны быть вписаны таким образом: значения числа и месяца – двумя, а года – четырьмя арабскими цифровыми символами.
Графа 5: должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.
Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.
Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.
Графа 8: содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.
Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.
Графа 10: должна содержать подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).
Графа 12: должна быть заполнена при увольнении сотрудника. Здесь необходимо поставить дату последнего дня работы.
Графа 13: следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу (статья 62 ТК).
Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

  • дате и номере уведомления (телеграммы, письма), отправленного в адрес работника;
  • дате отправки документа почтой.

Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшиваются в дело специалистом кадровой службы.
Требования
Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть оформлен с учетом определенных требований:

  • иметь твердый переплет, прошитые нитками страницы;
  • иметь нумерацию всех листов книги. Прошивка страниц должна быть зафиксирована на последнем листе книги, где концы шнура заклеиваются листком бумаги;
  • иметь сургучную печать или пломбу. Печать должна фиксировать край листка бумаги, концы шнура и обложку. Пломбирование устанавливается на выступающие концы шнура;
  • необходимо наличие заверительной подписи ответственного лица, с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов.

Право заверения книги учета трудовых книжек принадлежит только руководителю организации.

В комментируемом письме финансовое ведомство разъясняет порядок расчета отчислений в резерв на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание при осуществлении производства с длительным технологическим циклом. При этом из письма можно выделить два момента: первый – на какую дату суммы отчислений в резерв по гарантийному ремонту признаются расходом для целей налогообложения, второй – как исчисляется предельный размер резерва именно при производствах с длительным циклом.

Деление затрат на прямые и косвенные используется как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. При этом законодатель не определил четкого перечня данных затрат, что приводит к разногласиям на практике. Постановление АС ПО от 17.03.2017 № Ф06-18293/2017 – один из наглядных примеров, когда налоговики разошлись с налогоплательщиком во мнениях по квалификации сразу нескольких видов затрат, свойственных производственным предприятиям. Что это за затраты и к каким расходам (прямым или косвенным) они должны быть отнесены по законодательству?

Тема, связанная с доначислением налогов (в частности, НДС) вследствие получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды, более чем популярна. Мы уже отмечали, что инспекции в обоснование своей позиции находят доводов все больше и больше. Но, увы, действуют порой формально, что, кстати, подтвердила и ФНС, проанализировав вынесенные в 2016 году решения по результатам налоговых проверок, а также принятые решения по жалобам налогоплательщиков и результаты судебного обжалования данных решений. И какова же реакция главного налогового ведомства страны? В Письме от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ оно дало нижестоящим налоговым органам свои рекомендации на этот счет. Полагаем, ознакомиться с ними будет полезно и налогоплательщикам.

Минфин России разъяснил, что ИП вправе получить один патент для ведения предпринимательской деятельности по передаче в аренду (наем) нескольких объектов, находящихся на территории Московской области (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 24 апреля 2017 г. № 03-11-12/24530).

В соответствии с ч. 1 ст. 1064 ГК РФ вред, причиненный личности или имуществу гражданина, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред. При этом компенсация морального вреда производится независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба (ч. 3 ст. 1099 ГК РФ). Казалось бы, исходя из приведенных положений, можно сделать вывод, что независимо от вида ущерба – материального или морального – суммы, выплачиваемые в счет его возмещения, можно расценивать в качестве законодательно установленной компенсации.

Учет трудовых книжек

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

Читайте также:  Как рассчитать больничный если нет стажа

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О. должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

15 июля 2005 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк — 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «Сервис» приняло оператором Петрова И.И. который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Воспользуемся условиями примера 1.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фами-лия, имя и отчес-тво вла-дель-ца трудо-вой книжки

Серия и номер трудо-вой книжки или вкла-дыша в нее

Должность, профес-сия, спе-циаль-ность ра-ботника, который сдал тру-довую книжку или на которого заполненатрудовая книжка или вкладыш в нее

Наимено-вание места работы (с указанием структур-ного подразде-ления), куда принят работник

Дата и № приказа (распо-ряжения) или иного решения работода-теля, на основании которого произве-ден прием работника

Расписка ответственного лица, принявшее-го или заполнив-шего трудовую книжку

Получе-но за запол-ненные трудо-вые книжки или вкла-дыши в них (рублей)

Дата вы-дачи на руки трудовой книжки
при увольне-нии (пре-краще-нии тру-дового догово-ра)

Расписка работни-ка в по-лучении трудовой книжки

Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

— при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НЕ ЯВЛЯЕТСЯ РЕАЛИЗАЦИЕЙ

При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности » (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС — 11 рублей). Общая стоимость бланков — 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» рекомендуем открыть субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки».

В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, при таком способе не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Примечание. В учетной политике организации необходимо закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении.

ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК СЧИТАЕТСЯ РЕАЛИЗАЦИЕЙ

В этом случае трудовые книжки учитываются как товар, поскольку работник обязан оплатить стоимость книжки и, следовательно, бланки приобретаются для продажи. При этом не имеет значения тот факт, что реализуют бланки без выгоды.

После оприходования и оплаты бланков, организация может принять к вычету «входной» НДС. При продаже бланка согласно пункту 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №32н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99», организация в бухгалтерском учете показывает реализацию бланка как выручку от реализации в случае учета книжек в качестве товаров, или как операционный доход в случае учета книжек в качестве материалов и должна начислить НДС.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход, и одновременно стоимость выданных бланков включается в расходы.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС — 11 рублей). Общая стоимость бланков — 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка в этом же месяце, по его заявлению удержана из заработной платы. Организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления.

К счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» следует открыть субсчет 68-1 «НДС».

В бухгалтерском учете организации операции отражаются следующими проводками:

Удержана стоимость бланка по заявлению работника из заработной платы

В налоговом учете организации стоимость выданного бланка (59,32 рубля) списывается на расходы в апреле. Эта же сумма включается в состав доходов при расчете налога на прибыль за апрель.

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг необходимо применять контрольно-кассовую технику.

Поэтому, во избежание разногласий с налоговыми органами по поводу обязанности применения ККТ не рекомендуем получать денежные средства от работника в кассу, а советуем удержать стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника по его заявлению.

Более подробно с вопросами, касающимися трудовых книжек, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Трудовые книжки: порядок заполнения».

Рекомендуйте статью коллегам:

Рекомендуем посмотреть: