+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Учет отпусков в организации

Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации. Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы. Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска. И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:

График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника. Раздел VIII «Отпуск»

Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII «Отпуск». В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск

Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск. В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

— время фактической работы;
— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск. Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы.

Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Внесение правок и изменений

Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть. Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную. Личная карточка — не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.

Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время. Часто возникают вопросы: кто решает, продлевается отпуск или переносится? работник или работодатель? Есть мнение, что в этом случае надо обращаться к Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда N 169 (далее — Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. В ситуации, когда болезнь наступила до начала отпуска, отпуск переносится на новый срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.

Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр. формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII «Отпуск» очень быстро оказывается заполненным. В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее «Вкладной лист к личной карточке Иванова И. И.» и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т. д.

Читайте также:  Компенсация отпуска при увольнении НДФЛ

Журнал регистрации приказов на отпуск

Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск. Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу «Основание» заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа. Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений.

Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → «Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск ». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → «Как составить график отпусков в организации ».

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → «Форма Т-7. Составляем график отпусков ».

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике. Примерная форма журнала может содержать такие графы:

Пояснения по заполнению графы

Самовольно начисленная бухгалтером зарплата не облагается страховыми взносами

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Резерв на оплату отпусков

Актуально на: 21 февраля 2017 г.

Резерв на оплату отпусков – это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2017 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010. ст. 4. ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

  • последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
  • последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
  • 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей учетной политике

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Учет отпусков в отделе кадров

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 9

Учет отпусков в отделе кадров

В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников. Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое.

Читайте также:  Трудовой договор шпаргалка

Полный спектр действий по учету отпусков

Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации. Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы. Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска. И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:

— составление графика отпусков;

— напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;

— учет отпусков произвольных типов и видов;

— учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;

— учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);

— учет остатков отпуска;

— контроль за пересечением отпусков между собой;

— отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;

— контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;

— возможность продления отпусков;

— учет компенсаций за отпуск.

График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника. Раздел VIII «Отпуск»

Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII «Отпуск». В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Унифицированная форма. Образец заполнения

4-я страница формы N Т-2

Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной платы
и др.)

Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск

Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск. В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск. Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы.

Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Внесение правок и изменений

Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть. Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную [2]. Личная карточка — не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.

Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время. Часто возникают вопросы: кто решает, продлевается отпуск или переносится? работник или работодатель? Есть мнение, что в этом случае надо обращаться к Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. В ситуации, когда болезнь наступила до начала отпуска, отпуск переносится на новый срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника [3].

Читайте также:  Как в табеле отметить отпуск

Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр. формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII «Отпуск» очень быстро оказывается заполненным. В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее «Вкладной лист к личной карточке Иванова И. И.» и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т. д.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск. Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу «Основание» заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа. Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений.

Журнал регистрации приказов на отпуск

3. Ефимова О. Михайлов И. Отпуск работнику был предоставлен с. (ответ на вопрос) [Электронный ресурс. Справочная правовая система «Гарант»]. Дата обращения 15.07.2010.

4. Пустозерова В. М. Стенюков М. В. Кадровое делопроизводство. Образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой. М. А-Приор, 2010.

Заместитель главного редактора

Подписано в печать

Оценить и поделиться

Опубликовано 2010-01-31 08:58 пользователем HRTrud

Новые темы форума

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Добавить на сайт

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

Подписка на обновления

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие организации должны формировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета.

2. Как рассчитать сумму резерва на оплату отпусков.

3. В каком порядке используется резерв на оплату отпусков.

Резерв на оплату отпусков, о котором речь пойдет в этой статье, является не чем иным, как оценочным обязательством, формирование которого предусмотрено ПБУ 8/2010. Цель отражения в бухгалтерском учете и отчетности оценочных обязательств, в том числе по оплате отпусков, — сделать отчетность максимально достоверной и приближенной к реальности. То есть в отчетности должны отражаться не только обязательства, которые организация фактически приняла на себя, но и те, исполнение которых неизбежно наступит в будущем. Действительно, у большинства работников на отчетную дату имеются неиспользованные дни отпуска, которые, в соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан предоставить и оплатить (или выплатить компенсацию в случае увольнения). Таким образом, на любую отчетную дату у организации имеются оценочные обязательства перед работниками по оплате накопившихся неиспользованных дней отпуска, а также оценочные обязательства перед бюджетом по уплате страховых взносов с сумм таких отпускных. О том, как сформировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета, — читайте далее в статье.

Формирование резерва на оплату отпусков

В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», отражать оценочные обязательства в бухгалтерском учете и отчетности обязаны все организации, за исключением тех, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Организации, которые вправе вести упрощенный бухучет перечислены в п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к ним относятся, в том числе и субъекты малого предпринимательства (за исключением перечисленных в п. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ). Таким образом, большинство организаций, относящихся к субъектам малого предпринимательства, не обязаны формировать в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков .

. Обратите внимание: Те организации, которые создают резерв на оплату отпусков (формируют оценочное обязательство по оплате отпусков) должны отразить это в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Также в учетной политике необходимо прописать способ расчета резерва, о котором речь пойдет ниже.

Формировать «отпускной» резерв нужно не реже, чем на каждую отчетную дату. Например, если организация сдает только годовую бухгалтерскую отчетность, то формировать резерв нужно не реже, чем один раз в год – на 31 декабря. Если в организации предусмотрено поквартальное представление отчетности, то резерв нужно создавать не реже, чем на последнее число каждого квартала. Возможно и более частое создание резерва: каждый месяц. Такой вариант является самым точным, поскольку с каждым отработанным месяцем количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которые работники имеют право, увеличивается. Однако ежемесячное создание резерва является вместе с тем и самым трудоемком вариантом. Поэтому каждая организация выбирает для себя наиболее оптимальную периодичность формирование резерва на оплату отпусков и закрепляет ее в учетной политике.

Итак, в зависимости от выбранной периодичности, отчисления в резерв на оплату отпусков производятся на последнее число :

Согласно ПБУ 8/2010 (п. 8), все оценочные обязательства, в том числе и по оплате отпусков, отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов, то есть на счете 96. При этом к счету 96 можно открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков». Отчисления в резерв по оплате отпусков делаются в дебет тех же счетов, на которые начисляется заработная плата работникам:

Количество дней отпуска, на которое имеют право все работники группы на отчетную дату

. Обратите внимание: Расчет резерва по оплате отпусков можно производить исходя из фактического среднего дневного заработка каждого отдельного работника (а не по группе) и количества дней отпуска, положенных каждому работнику. Величина резерва будет равна сумме обязательств перед каждым работником. Такой вариант расчета самый точный, однако, и самый трудоемкий.

Пример расчета резерва на оплату отпусков

Организация «Вектор» приняла решение ежеквартально формировать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете с 2015 года. Заработная плата всех работников начисляется на счет 20, суммарный тариф страховых взносов составляет 30,2%, количество работников составляет 25 человек. На 31.03.15 имеются следующие данные:

  • Количество дней неиспользованных дней отпуска всех работников – 100;
  • Сумма заработной платы, начисленной всем работникам за 1 квартал 2015 – 1 500 000 руб.;
  • Количество дней в 1 квартале 2015 – 90.

Рассчитаем сумму резерва на 31.03.2015:

  • Средний дневной заработок: 1 500 000 / 90 / 25 = 666,67 руб.
  • Сумма резерва на оплату отпусков: (666,67 х 30,2% + 666,67) х 100 = 86 800,43 руб.

Использование и корректировка резерва на оплату отпусков

Если организация создала резерв на оплату отпусков, то за счет резерва начисляются следующие суммы :

  • отпускные;
  • компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
  • страховые взносы с сумм отпускных и компенсаций.

При использовании резерва в бухгалтерском учете составляются следующие проводки:

Рекомендуем посмотреть: