+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Срок хранения графика отпусков

Грамотный работодатель начинает работу заранее: создает удобную таблицу для отражения пожеланий работников о датах предстоящего отдыха, собирает данные, учитывает мнение руководителей структурных подразделений, пересечение дат отдыха ключевых сотрудников, специфику деятельности организации и нормы трудового законодательства.

Можно ли отменить график

Периоды отдыха сотрудников в течение календарного года утверждаются работодателем не позднее, чем за две недели до начала этого года (до 15 декабря), и после утверждения отмена графика отпусков невозможна, но возможно их дополнить или изменить, в зависимости от способа утверждения документа (визой руководителя или приказом организации).

Как делается дополнение к графику отпусков

Изменить заранее утвержденную таблицу формы Т-7 возможно как в случае приема на работу новых сотрудников, так и в случае мотивированного желания со стороны уже давно работающих. Для этого сотрудник пишет заявление, на основании которого кадровик вносит изменения и дает пояснения в графе «Примечание». Предоставление отпуска вне графика возможно только по соглашению работника и работодателя, либо в случаях, когда работодатель обязан предоставить выходные дни по заявлению работника .

Срок хранения графика отпусков

  • 1 год — если утверждается визой руководителя
  • 5 лет — если утверждается приказом по организации

Какая статья ТК регулирует создание графика отпусков

В случае проверки Государственной Трудовой инспекцией. отсутствие данного документа расценивается как нарушение трудового законодательства и влечет наложение штрафа до 50 тыс. рублей.

Когда сотрудник уходит в отпуск по графику, его функционал, как правило, перераспределяется на остающихся работать коллег. Нужно соблюдать баланс этой нагрузки. Если вы следуете мушкетерскому принципу «один за всех» и отправляете в отпуск на майские весь отдел, то рискуете столкнуться с усталостью и выгоранием того «добровольца», кто был вынужден работать за семерых.

Кроме того, отпускные — это дополнительная финансовая нагрузка на организацию, которую надо планировать вместе с финансовым отделом.

Как делается дополнение к графику

График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха. Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу "включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты", либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному.

Можно ли пойти вне графика

Несмотря на всю монументальность и универсальность предложенной схемы, существуют категории работников, которых работодатель обязан отпустить отдыхать по их заявлению. Отпуск вне графика предоставляется обязательно следующим категориям работников:

  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него ( статья 260 ТК РФ );
  • сотрудники, супруги которых находятся в декретном по беременности и родам, независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя ( статья 123 ТК РФ );
  • лица, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев ( статья 122 ТК РФ );
  • работники моложе 18 лет ( статья 267 ТК РФ );
  • работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого ( статья 125 ТК РФ );
  • один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет ( статья 262.1 ТК РФ );
  • родители (опекуны, попечители), сопровождающие ребенка в возрасте до 18 лет, который поступает в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности, если организация-работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности ( статья 322 ТК РФ )
  • внешние совместители ( статья 286 ТК РФ );
  • отдельные лица, участвовавшие в военных действиях или пострадавшие от них (подпункт 17 пункта 1 статьи 14, подпункт 4 пункта 2 статьи 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • жены военнослужащих (пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • женщины и одинокие мужчины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (подпункт Б пункта 3 Постановления ЦК КПСС от 22.01.1981 № 235; Решение Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440);
  • почетные доноры России (подпункт 1 пункта 1 статьи 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Можно ли отзывать сотрудников из отпуска?

У сотрудников, не относящихся к вышеуказанным категориям, также есть возможность идти в отпуск вне графика. Если обстоятельства меняются, работник пишет заблаговременно заявление на отпуск в свободной форме.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

Если же работодатель вынужден вызвать сотрудника, то ему необходимо получить от работника письменное согласие. В заявлении работник указывает, что он обязуется использовать столько-то календарных дней, в другие даты. Далее оформляется приказ об отзыве в свободной форме. Сотрудник обязательно должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Сегодня нередки ситуации, когда женщина, родившая малыша, торопится скорее выйти на работу. Поскольку, работая, она не может в полной мере осуществлять уход за ребенком, эта обязанность зачастую ложится на ближайших родственников. Например, часто уходит бабушка в декрет вместо мамы. Российским законодательством это не запрещено. О том, как оформить декретный отпуск для бабушки, читайте в этой статье.

24 Мая 2017 в 10:05

Приближается лето, а, значит, большинство сотрудников уйдет в отпуск. И не всегда оставшиеся смогут справиться с работой в случае аврала, вызванного неожиданной поломкой важного агрегата, внеплановой проверкой или болезнью коллег, оставшихся на работе. Узнаем, кого и как можно отозвать из отпуска и что делать с оставшимися днями отдыха.

19 Мая 2017 в 10:05

Действующее законодательство позволяет работницам, имеющим детей до полутора лет, работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия по уходу за ребенком. Правда, нигде не сказано, какая продолжительность времени является неполной и как оформить документы, чтоб у проверяющих органов не возникло претензий к организации.

10 Мая 2017 в 10:05

Очень интересная вещь – отпуск по беременности и родам. Называется отпуском, а предоставляется на основании больничного листа… Но почему-то требуется еще и заявление…

02 Мая 2017 в 19:05

Отпуск предоставляется за рабочий год, а график отпусков составляется на календарный. Не всегда удается объяснить это работнику с первого раза. А еще некоторые руководители любят требовать отчет о количестве неиспользованных дней отпуска у работников и не всегда желают слышать, что цифра эта непостоянная и верна только на конкретную дату. В общем, любой кадровик знает, что в вопросах предоставления ежегодного отпуска скучно ему не будет.

13 Марта 2017 в 19:03

Срок хранения графика отпусков в организации

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2017 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2019.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Читайте также:  Заявление о расторжении трудового договора по инициативе работника

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

  • уничтожение на шредере;
  • разрезание (измельчение) вручную;
  • сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии. Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении . который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

  • наименование документа, подлежащего уничтожению;
  • срок его хранения;
  • способ уничтожения.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации

С одной стороны, кадровый документооборот достаточно прост: большинство форм утверждено Госкомстатом, четко регламентирован порядок их заполнения и хранения. А с другой стороны, количество этих форм столь велико, что помнить их все может только специалист. При этом каждое упущение, каждая отсутствующая форма может стоить организации минимум 30 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ ). Настоящая статья является своеобразной шпаргалкой по кадровым документам, которые должны быть в любой организации.

Вводная информация

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки. договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

  • Табель учета рабочего времени
  • График отпусков
  • Штатное расписание
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Расчетный листок
  • Книги учета трудовых книжек
  • Личная карточка работника

Табель учета рабочего времени

Первый документ, о котором мы сегодня поговорим, – это табель учета рабочего времени. О том, что такой документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса. где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1). Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них. Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Хранить табели учета рабочего времени нужно в течение пяти лет после окончания года, за который они заполнялись (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558 *; далее – приказ № 558). Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.

График отпусков

Следующий документ, про который далеко не всегда помнят бухгалтеры, выполняющие функции кадровика, связан с отпусками сотрудников. Речь идет о графике отпусков. В статье 123 ТК РФ прямо сказано, что график отпусков обязательно должен быть в организации. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-7. утвержденной постановлением Госкомстата №1.

Обратите внимание: график отпусков должен быть утвержден в строго определенное время – не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ ). Кроме того, любые отклонения реальных отпусков от этого графика должны оформляться отдельными приказами, вносящими изменения в график.

И еще одно важное замечание. Срок хранения графика отпусков составляет один год (см. приказ № 558), который исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который был составлен график. Например, график отпусков на 2012 год надо было утвердить не позднее 16 декабря 2011 года, а хранить его надо будет до 31 декабря 2013 года. Соответственно, в 2012 году инспекторы при проверке могут потребовать графики отпусков на 2012 год и на 2011 год. Как видим, хранить графики отпусков за все прошлые годы организация не обязана.

Штатное расписание

Идем дальше. В ряду уже озвученных документов штатное расписание стоит особняком. Дело в том, что напрямую в Трудовом кодексе не сказано о необходимости иметь штатное расписание в каждой организации. Но при этом в Кодексе есть норма, согласно которой в трудовом договоре нужно указать должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ ). Вот и выходит, что в организации должен быть документ, где указываются наименования должностей, размеры окладов и другие условия.

Форма, по которой оформляется штатное расписание (форма Т-3 ), также утверждена постановлением Госкомстата №1. При этом штатное расписание (как и график отпусков) – документ, который вовсе не обязан быть статичным. Компания может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п. Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание. Также надо следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Читайте также:  Сколько можно удержать из зарплаты работника

Правила внутреннего трудового распорядка

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции. Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ. работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы. В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях. А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ ). Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Итак, что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка. Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ. В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц,ответственных за каждый этап.

Обратите внимание, что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1).

Книги учета трудовых книжек

О трудовых книжках мы уже вскользь упомянули в начале статьи. Но помимо самих трудовых книжек, организация должна вести еще два связанных с ними документа. Это приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Образцы книг можно найти в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них. Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников. Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Также не забудьте, что данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Личная карточка работника

Еще один документ, косвенно связанный с трудовыми книжками, – личная карточка. О необходимости ведения личных карточек работников говорится, в частности, в пунктах 12 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата № 1 (форма Т-2 ). Заполняется она на каждого сотрудника и хранится в организации в течение 75 лет.

На этом перечень обязательных для любой компании кадровых документов заканчивается. Однако трудовое законодательство упоминает еще и другие документы, которые должны появляться в компании в тех или иных случаях. О них мы детально поговорим в следующий раз.

*«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Источник: БухОнлайн.ру Автор: Алексей Крайнев, налоговый юрист портала «Бухгалтерия Онлайн»

Срок хранения графика отпусков

Как и любой документ, график хранения отпусков имеет свой срок и режим хранения. Перечень типовых управленческих документов и сроки их хранения оговорены в Приказе Минкультуры России № 558 от 25.08.2010. Но важно не только знать срок хранения того или иного документа, но и правила его исчисления. В этой статье мы уточним срок хранения графика отпусков в 2017 году.

  • особенности хранения графика отпусков;
  • сроки хранения графика отпусков;
  • для чего может понадобиться график отпусков за прошедший период.

Особенности хранения графика отпусков

График отпусков не требует специальных условий хранения, кроме одного: защищенность персональных данных сотрудников, которые в нем содержатся. Поэтому особенности хранения графика отпусков — в том, чтобы доступ к нему был закрыт для посторонних. Кроме того, конечно, должна быть обеспечена сохранность графика в течение установленного срока. То есть, график отпусков может храниться, например:

  • В сейфе, несгораемом шкафу или в обычном шкафу, закрывающемся на ключ, вместе с другими кадровыми документами. Это подойдет фирмам с небольшой штатной численностью, где кадровые документы хранятся компактно;
  • В обычном шкафу или на полках с кадровыми документами, если личные данные сотрудников при этом будут защищены от доступа третьих лиц. Например, если здесь работают только сотрудники, имеющие право на обработку персональных данных;
  • Листы с графиком отпусков лучше расположить в папке или файле. Можно объединить его в папку с другими кадровыми документами с аналогичным сроком хранения;
  • Еще один вариант комплектования документов — хранить график отпусков вместе с заявлениями и приказами по отпускам за соответствующий год. Нужно учитывать лишь разницу в сроках хранения этих документов.

Сроки хранения графика отпусков

Сроки хранения графика отпусков регламентированы п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов в Приказе Минкультуры № 558. Стандартный срок для хранения графика отпусков — один год. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего года, после того, на который этот график был составлен. Для графика отпусков на 2017 год исчислять сроки нужно так:

  • За две недели до 2017 года (в декабре 2016) график отпусков утверждается;
  • 2017 год — год действия данного графика;
  • С 1 января 2018 года начинается годовой срок хранения графика отпусков;
  • После 31 декабря 2018 года график может быть уничтожен.

Документы с истекшим сроком годности нельзя просто выбросить. Это может привести к тому, что личные данные работников станут известны посторонним. Обычный способ уничтожения устаревших документов — разрезание на шредере или измельчение вручную. Уничтожение оформляется соответствующим образом. Для этого составляется опись документов с истекшим сроком хранения и акт.

Читайте по теме в электронном журнале

Для чего может понадобиться график отпусков за прошедший период

Зачем может понадобиться график отпусков на тот или иной период, если он уже прошел? Действительно, график отпусков уже не будет иметь никакой силы по истечение года, на который он был составлен. Поэтому и срок хранения для него установлен короткий. Но в течение года хранить его все-таки нужно, потому что в некоторых случаях обращаться к нему придется. Это могут быть:

  • Ошибки в приказах о предоставлении отпусков, начислении отпускных и так далее. Тогда нужно уточнить данные по отпускам сотрудников, используя дополнительные источники информации
  • Спорные ситуации в коллективе, когда сотрудники не могут договориться об определенной очередности отпусков, сезонности, необходимости разделять отпуск. В этом случае график поможет наглядно увидеть картину прошлого года
  • Необходимость быстро получить общую картину по отпускам прошлого года, не собирая данные в приказах, а также отследить разницу между запланированными и фактическими отпусками
  • Составление нового графика отпусков. Наличие графика за прошлый год позволит прогнозировать предпочтения сотрудников. Кроме того, старый график можно использовать как образец организации отдыха, чтобы очередность или совпадение отпусков не привело к сбою в работе.
Читайте также:  Заявление на отпуск по беременности и родам

Рекомендуем материалы по теме:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям

  • Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls
  • Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (образец).doc

Доступно только подписчикам

  • Пример заполнения графика отпусков.doc
  • Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (бланк).doc

Закон обязывает всех работодателей за исключением физических лиц утверждать график отпусков не позже, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Из этой статьи вы узнаете:

— как составить график отпусков 2016;

— какова форма графика отпусков 2016;

— перенос дат в графике отпусков в 2016 году

— срок хранения графика отпусков 2016.

График отпусков — важный документ, позволяющий заранее утвердить время запланированного ежегодного отдыха каждого работника и при этом не допустить остановки или замедления производства, проблем с оформлением бумаг и других неприятных событий, которыми чревато отсутствие персонала на рабочих местах. Рационально составленный график предусматривает возможность замены специалистов на время отпусков, строгий учет всех основных и дополнительных дней отдыха персонала, возможность разделения ежегодного отпуска на две части по желанию работника.

Как составить график отпусков на 2016 год

Трудовой кодекс определяет график отпусков как обязательный и для работников, и для работодателя-юридического лица документ, устанавливающий порядок предоставления отпусков в организации (ст.123 ТК РФ). Обычно его составлением занимается кадровая служба: сначала традиционно запрашивается информация от работников всех подразделений об отпускных планах на будущий календарный год, после чего на основании полученных сведений разрабатывается сводный график.

Универсального ответа на вопрос «Как составить график отпусков на 2016 год, чтобы удовлетворить запросы всех сотрудников?», к сожалению, не существует. Разработать документ, учитывающий абсолютно все пожелания персонала, сложно. Большинство стремится уйти в отпуск в теплое время года, но при составлении графика приходится учитывать не только личные просьбы сотрудников, но и специфику деятельности организации, действующие нормы трудового права и требования начальников структурных подразделений.

Необходимо помнить, что некоторым категориям работников полагается предоставлять отпуск в удобное для них время. Речь идет, в частности, о:

— несовершеннолетних работниках (ст.267 ТК РФ);

— лицах, работающих по совместительству. Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ст.286 ТК РФ);

— мужьях, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);

— сотрудниках, усыновившим ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст.122 ТК РФ);

— сотрудницах, уходящим в отпуск по беременности и родам (ст.260 ТК РФ);

— супругах военнослужащих (ст.11 Федерального закона №76-ФЗ);

— лицах, награжденным знаком «Почетный донор России» (ст.11 закона РФ №5142-1);

— некоторых других категориях работников.

— С 24 июля 2015 года право на отпуск в удобное время имеет один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст.262.1 ТК РФ).

Кроме того, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное время имеют женщины, у которых двое и более детей в возрасте до 12 лет (абз.3 подп. «б» п.3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 № 235). Решением Верховного Суда РФ от 17 июня 2014 г. № АКПИ14-440 данная норма была признана не противоречащей положениям Трудового кодекса.

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух и более лет подряд, а также непредоставление отпуска несовершеннолетним работникам и лицам, занятым на работах с опасными и вредными условиями труда, считается серьезным правонарушением (ч.4 ст.124 ТК РФ).

Когда готовится график отпусков на 2016 год

График отпусков необходимо составлять заранее, хотя бы за месяц до начала нового календарного года. Утвердить график отпусков необходимо не позднее чем за две недели до наступления 2016 года. Иными словами график отпусков 2016 должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года.

Инспекторы по труду довольно часто в ходе проверки обращают внимание на наличие и своевременность оформления этого документа.

Форма графика отпусков 2016 года может утверждаться каждой компанией самостоятельно, но многие работодатели традиционно продолжают пользоваться удобной унифицированной формой Т-7.

Закон не обязывает работодателя знакомить персонал с графиком отпусков (достаточно просто уведомить каждого работника о начале отпуска минимум за две недели до запланированной даты). Можно предусмотреть в самом графике отпусков 2016 специальную графу для подписей работников в подтверждение их информированности о начале отпуска. Не возражает против этого и Роструд (письмо Роструда от 30 июля 2014 № 1693-6-1).

Перенос дат в графике отпусков в 2016 году

График отпусков — плановый документ, поэтому перенос дат в графике отпусков в 2016 году, разумеется, не исключен, тем более что трудовое законодательство не запрещает вносить коррективы в ранее утвержденный документ. Причины, по которым ежегодный оплачиваемый отпуск может продлеваться или переноситься на другой период, перечислены в ст.124 ТК РФ. Кроме того, перенос отпуска допускается по соглашению между работником и работодателем.

Изменения в график отпусков 2016 вносятся на основании заявления, написанного работником, и соответствующего приказа руководителя организации. В большинстве случаев исправления касаются ранее внесенных в график отпусков дат начала и окончания отпуска.

Если перенос отпуска вызван болезнью (данный факт необходимо подкрепить листком нетрудоспособности), новые даты устанавливает руководитель организации с учетом пожеланий работника. При продлении отпуска по причине болезни никакие изменения в график не вносятся.

Хранение графика отпусков 2016

Графики отпусков должны храниться в организации 1 год (ст.693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558).

Это правило означает, что график отпусков должен храниться в течение года после окончания его действия. Таким образом, график отпусков 2016 необходимо будет хранить до 1 января 2018 года.

А 1 января 2016 года можно будет прекращать хранение графика отпусков на 2014 год.

Отсутствие графика отпусков 2016

Отсутствие графика отпусков – одно из самых распространенных правонарушений, выявляемых инспекторами ход в процессе проверки

За отсутствие графика отпусков, а также ошибки в его утверждении, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленной ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

— для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей;

— для ИП — от 1 до 5 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— для юрлица — от 30 до 50 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Рекомендуем посмотреть: