+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Справка об увольнении — образец

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя выдавать работнику при увольнении определенные справки. Одни справки выдаются обязательно, другие — по запросу работника.

Порядок выдачи документов (их копий), связанных с работой, регулируется ст. 62 ТК РФ. По правилам данной статьи работник должен представить работодателю письменное заявление, содержащее запрос на получение соответствующих справок, документов или их копий. В свою очередь, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику:

  • копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении);
  • выписки из трудовой книжки ;
  • справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.

Обратите внимание! Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (Письмо Роструда от 20.12.2012 N ПГ/9518-6-1).

Документы по запросу работника оформляются разными службами организации: справки по форме 2-НДФЛ, о заработной плате. начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование выдает бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя — отдел кадров.

Приведем образец заполнения письменного запроса о выдаче справок .

Главному бухгалтеру,
инспектору отдела кадров
подготовить и выдать
в день увольнения работника
25 октября 2016 г.

Директору ООО "Матрица"
О.С. Борисову
от Виктора Сергеевича
Быкова

Вх. N 77/к от 25.10.2016

В связи с расторжением трудового договора от 02.02.2015 N 123 прошу выдать мне документы, связанные с работой в ООО "Матрица", а именно:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!
  • справку по форме 2-НДФЛ за 2016 г.;
  • справку о заработной плате;
  • справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справку о периодах работы в ООО "Матрица".

В.С. Быков
25 октября 2016 г.

Рассмотрим детально порядок выдачи отдельных справок.

Согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" работодатель обязан выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности), составляется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.

Согласно абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абз. 1 данного пункта, и получить от него письменное подтверждение передачи ему этих сведений.

Необходимая информация содержится в разд. 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1 ПФР (утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п). В этом разделе указываются сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился: с начала текущего года по дату увольнения.

К сведению. За периоды до 2014 г. работодатели должны были оформлять формы СЗВ-6-1 (сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица) и СЗВ-6-4 (сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица), утвержденные Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.

При представлении сведений следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н (далее — Инструкция N 987н).

Для выполнения требования абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ и п. 35 Инструкции N 987н (получить от работника письменное подтверждение того, что ему передали сведения) можно предусмотреть подпись работника на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР, который остается в организации. Зафиксировать передачу работнику сведений можно также в журнале учета выданных справок.

К сведению. С 2017 г. в связи с тем, что функции администрирования страховых взносов передаются налоговым органам, вместо расчета по форме РСВ-1 ПФР будет применяться новая форма.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы необходима бывшему работнику в том случае, если после увольнения он не может трудоустроиться. В такой ситуации гражданин имеет право встать на учет в центре занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ N 1032-1). Указанная справка нужна для определения размера пособия по безработице (п. 1 ст. 33 Закона РФ N 1032-1).

Постановлением Правительства РФ от 07.09.2012 N 891 были утверждены Правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, а также Правила регистрации безработных граждан.

Справка о среднем заработке за последние три месяца включена в пакет документов, необходимых при постановке гражданина на регистрационный учет, а также для выплаты ему пособия по безработице (п. п. 4, 7 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, п. 4 Правил регистрации безработных граждан).

Для получения справки работнику нужно подать заявление. Причем он может обратиться за данной справкой уже после увольнения. Приведем образец такого заявления.

Директору ООО "Матрица"
О.С. Борисову
от Анны Сергеевны Фроловой,
проживающей по адресу:
603001, г. Н. Новгород,
ул. Широкая, д. 4, кв. 11

Прошу выдать мне справку о среднем заработке для представления в службу занятости Нижегородского района г. Н. Новгорода для расчета и назначения пособия по безработице.

А.С. Фролова
31 октября 2016 г.

Что касается формы справки, на законодательном уровне она не утверждена. Составляя ее в произвольной форме, работодатели не всегда указывают всю необходимую центру занятости информацию.

Для обеспечения единых подходов при постановке граждан на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы Минтруд Письмом от 15.08.2016 N 16-5/В-421 направил для использования в работе рекомендованную форму справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы.

К сведению. Ранее Роструд в Письме от 08.11.2010 N 3281-6-2 говорил о возможности использования формы справки, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ. При этом отмечалось, что непредставление справки по форме, утвержденной нормативным правовым актом субъекта РФ, не может служить основанием для отказа в признании гражданина безработным и начислении пособия по безработице.

Итак, специалисты ведомства рекомендовали форму справки, в которую включены следующие реквизиты:

  • наименование организации (ИНН, код ОКВЭД);
  • средний заработок за последние три месяца цифрами и прописью;
  • продолжительность оплачиваемой работы за последние 12 месяцев, а также сведения об условиях работы (полном или неполном рабочем дне);
  • информация о наличии в течение 12 месяцев, предшествовавших увольнению, периодов, не включенных во время оплачиваемой работы (отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет, отпуска без сохранения заработной платы, времени простоя, времени вынужденного прогула по вине работника, временной нетрудоспособности, в том числе отпуска по беременности и родам, и других периодов, когда заработная плата не выплачивалась);
  • основание для выдачи справки (лицевые счета, платежные документы);
  • подписи руководителя и главного бухгалтера организации, печати организации.

Рекомендовано составлять данную справку на фирменном бланке компании или проставлять в верхнем левом углу штамп организации с указанием юридического адреса.

Обратите внимание! Если справка составлена работодателем в произвольной форме и содержит сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице, основания для отказа в ее принятии отсутствуют.

К сведению. Расчет среднего заработка производится в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости, утвержденным Постановлением Минтруда России от 12.08.2003 N 62.

На что следует обратить внимание при заполнении справки в ситуации, когда сотрудник работал в организации на условиях неполного рабочего времени? В рекомендованной Минтрудом форме справки содержится специальное поле для указания информации о работе на условиях неполного рабочего дня (недели). При этом следует отразить:

  • количество рабочих часов в день и количество рабочих дней;
  • период привлечения к работе на таких условиях;
  • статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя).

Если работодатель будет оформлять справку не по рекомендованной форме, соответствующую информацию также надо указать.

Если справка оформляется по форме, утвержденной в регионе, возможно, потребуется информация о периодах работы на условиях неполного рабочего времени с пересчетом на полный рабочий день (неделю). Например, если сотрудник работал на условиях неполного рабочего времени четыре часа в день (20 часов в неделю при нормальной продолжительности рабочей недели 40 часов), в результате пересчета получится 1/2 недели.

Когда нужно выдать справку о среднем заработке, если работник представил заявление в день увольнения? По правилу, установленному ст. 62 ТК РФ, на основании письменного заявления работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (в том числе справки о заработке), в течение трех рабочих дней. Однако согласно ст. 84.1 ТК РФ, которой руководствуются при оформлении прекращения трудовых отношений, в день расторжения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, произвести с ним расчет, а также по его письменному заявлению выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Поскольку к таким документам относится и справка о заработке, при наличии заявления работника выдать ее надо в день увольнения.

Читайте также:  Трудовой договор с продавцом ип - образец

Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В настоящее время действует форма справки 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.

Как видим, НК РФ установлена обязанность работодателя выдавать справку по форме 2-НДФЛ только по заявлению работника.

В Письме от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 Минфин уточнил, что НК РФ не предусмотрена ответственность налогового агента за невыдачу указанной справки.

Вместе с тем чиновники финансового ведомства отметили, что обязанность предоставления документов, связанных с работой (в том числе справки о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ), установлена в ст. 62 ТК РФ.

Вывод о том, что вопрос предоставления налоговым агентом физическому лицу справки по форме 2-НДФЛ относится к правоотношениям между работодателем и работником, содержится и в Письме Минфина России от 26.08.2016 N 03-04-05/50030.

Финансисты обратили внимание, что установление срока выдачи налоговым агентом физическим лицам справок о полученных доходах не относится к предмету правового регулирования НК РФ.

Увольняющемуся работнику справку 2-НДФЛ нужно выдать в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).

В заключение перечислим основные правила предоставления увольняющемуся работнику справок:

  • документы, связанные с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику бесплатно;
  • в обязательном порядке при увольнении работнику выдаются справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы, и сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах;
  • работодатель должен получить от увольняющегося работника письменное подтверждение передачи ему сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах;
  • справка по форме 2-НДФЛ, справка для службы занятости о среднем заработке и другие справки выдаются по письменному запросу работника;
  • все справки необходимо выдать работнику в день увольнения.

Какие справки при увольнении должен выдать работодатель в 2017 году?

Сокращение сотрудника или его уход по собств. желанию, обязательно должен сопровождается выдачей всех установленных законом документов.

Задача ТК – определение трудовых норм, согласовывающих взаимоотношения между работниками и нанимателем, а также защита первых, согласно принятых кодексов.

Пример 1 Физическое лицо при увольнении по соглашению двух сторон (согласовывается индивидуально между двумя сторонами) пункт 1 статья 77 ТК РФ – обязан получить выплату выходного пособия

(ст. 278,288, 307, 312, 336 ТК РФ и другие федеральные законы).

В их перечень входит:

Истечение срока трудового договора.

Переход работников на другие работы.

Отказ сотрудника работать с новым работодателем.

Отказ работника о переводе на работу в другой город; о переходе на работу в связи с ухудшением состояния здоровья.

В связи с обстоятельствами, которые образовались вне зависимости от воли двух сторон.

Нарушение порядка и дисциплины (Статья 76. Отстранение от работы).

Явка на место труда в наркотическом или алкогольном опьянении;

Отказ от прохода мед. комиссии или обязательного обучения;

Использования инструментов труда не по назначению или с нарушением правил безопасности;

Грубое отношение к коллегам и т.д.

Утвержден образец документа по расчету (пример).

В 2013 году согласно Постановления — «О выдаче сотруднику при увольнении справки» вышла форма 182н. В нее должны быть внесены такие данные:

1) рассчитана средняя зарплата;

2) указана сума дохода за 2 года;

3) должно быть вписано количество отработанных дней за двухлетний период;

4) нужно указать суму дней потраченных на отпуск, а также на больничные.

«Какие бумаги при расчете должен выдать работодатель?» — спросите Вы. Ответ:

К этой форме прилагаются обязательные бумаги:

1. Проведение расчета с сотрудником включающие компенсации. Например, Статья 122 ТК РФ «Компенсация отпуска при увольнении в 2015 году».

2. Справка о доходах при увольнении (образец).

Второй вышеупомянутый документ, незаменим при взаимодействии с органами социальной помощи. По ней проводятся начисления: льготы, выплат, страховки, пенсионные. Основание её выдачи – написание заявления.

Согласно (ст. 84.1 ТК РФ) Общего порядка оформления прекращения трудового договора, выдаются такие документы:

Справки: 182н о заработной плате, 2-НДФЛ за текущий год.

Трудовая книжка, после внесения отделом кадров соответствующей записи.

Форма РСВ-1 расчёта (среднего заработка). 1 экземпляр выдает работнику, а второй – остается в отделе кадров.

Об этом гласит абзац из 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ):

Вы, при расчете, также можете запросить выдачу копий документов, в которых указано о получении премиальных и иных начислений подобного характера.

Служащий, попадающий под сокращение, на протяжении последующих двух месяцев, будет получать заработную плату по среднему тарифу. Первый месяц – выплата будет нести характер выходного пособия, а второй, обычной средней зарплаты. Стоит учитывать, что если сотрудник устроился в середине или начале второго месяца на другую работу, то бывший работодатель не обязан по закону, выплачивать вторую половину компенсации. Это вполне обоснованно, ведь эти дни, будут учтены в стаж на новой работе.

Дата добавления: 1 августа 2016 г.

Справки при увольнении

Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.

Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).

О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.

Формы справок

Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:

  • Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
  • Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
  • В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
  • В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.

Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.

Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:

Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).

Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.

Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).

Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др. что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.

Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности. Оформляется этот документ строго на основании заявления увольняемого сотрудника в отдел кадров организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ).

Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.

Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)

Читайте также:  Пособие по безработице при сокращении

Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:

  • От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
  • От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Обязательная справка

В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года. Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.

Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:

  1. о зарплате;
  2. о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
  3. о сроке работы в рамках данной организации.

По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.

Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:

  • Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
  • Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.

Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.

Обязанность компании в день увольнения

Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).

Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?

  • Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
  • Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.

По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:

  1. Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
  2. Данных о страховом стаже сотрудника;
  3. Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.

Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.

Как оформить сведения

Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).

В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:

  • С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
  • РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.

Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

  1. Расписка в получении документа;
  2. Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
  3. Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

  • Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
  • Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
  • Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

  1. Номер по порядку;
  2. Дата представления документа;
  3. Ф.И.О. заявителя;
  4. Вид документа (справка, копия и др.);
  5. Краткое содержание справки;
  6. Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.

LiveInternet LiveInternet

Какие справки выдает работодатель при увольнении сотрудника?

Вопрос: При увольнении работника, безусловно, необходимо выдавать ему справку 2-НДФЛ. Но он же бегает и еще какие-то справки хочет от меня! Какие еще справки я должна выдавать по закону?

Вопрос очень интересный 🙂

Действительно, 2-НДФЛ так давно существует в законодательстве РФ, что к ней в принципе все привыкли — к тому, что ее нужно выдать. Но этой справкой действительно не ограничивается перечень документов, которые работодатель выдает работнику при увольнении.

Давайте же повнимательней поглядим, о каких документах может идти речь, и какими нормами законодательства РФ регулируется вопрос выдачи работнику справок при увольнении.

Нормы Трудового кодекса РФ

Необходимость вообще что-то выдать работнику регламентирована статьей 62 Трудового кодекса РФ:

"Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно."

Как видим, перечисленные в статье документы выдаются и вне всякой связи с увольнением. Просто по заявлению. При этом Вы не можете спрашивать у работника, зачем ему понадобились те или иные документы и ставить условием выдачи документов ответы на вопрос о цели выдачи.

Справка 2-НДФЛ

Выдача справки по форме 2-НДФЛ регламентирована пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ:

"Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов."

Как интересно получается! Оказывается, совершенно не обязательно при увольнении и 2-НДФЛ выдавать, делается это тожепо заявлению налогоплательщика-работника или бывшего работника. Следовательно, наказать бывшего работодателя за невыдачу 2-НДФЛ работник не может, а для выдачи достаточно написать заявление и бывший работодатель — как налоговый агент в определенном периоде — выдаст соответствующую форму.

Объективно смысл в выдаче 2-НДФЛ состоит в том, чтобыобеспечить работнику право на непрерывное получение стандартного налогового вычета в течение календарного года.

Справки для расчета пособий от ФСС

Необходимость выдавать работнику справку по форме 4н даже сейчас, спустя более чем два года после введения в деловой оборот данного документа, не полностью осознается финансовыми работниками.

Однако обязательность ее выдачи намного более строго прописана в законодательстве РФ, чем выдача справки 2-НДФЛ

"ОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ СОЦИАЛЬНОМ СТРАХОВАНИИ НА СЛУЧАЙ ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ И В СВЯЗИ С МАТЕРИНСТВОМ"

Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2006 года N 255-ФЗ (в ред.от 05.04.2013). Извлечение

Статья 4.1. Права и обязанности страхователей

2. Страхователи обязаны :

3) в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством осуществлять выплату страхового обеспечения застрахованным лицам при наступлении страховых случаев, предусмотренных настоящим Федеральным законом, а также выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" не начислялись, по форме и в порядке, которые установлены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования…

Читайте также:  Порядок приема и увольнения работников

Как видим, в соответствии с законом 255-ФЗ справка по форме 4н выдается безусловно, просит ее работник или не просит. Ее невыдача является нарушением законодательства в сфере социального страхования.

Так как пока, по состоянию на 22 мая 2013 года, в справке по форме 4н не нашло отражения количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода, работнику при увольнении необходимо дополнительно выдать в произвольной форме справку о количестве календарных дней. приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы.

Следовательно, пока не появилась новая форме 4н, нужно при увольнении выдавать две справки для будущих целей, связанных с ФСС.

Справка для органов службы занятости

Такая справочка полезна увольняющемуся работнику в том случае, если после увольнения он не выходит на новую работу, а планирует встать на учет в службе занятости.

Необходимость данного документа предусмотрена статьей 3 Закона РФ от 19 апреля 1991 года N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" (в 2013 году действует в редакции от 23.02.2013):

"Статья 3. Порядок и условия признания граждан безработными

2. Решение о признании гражданина, зарегистрированного в целях поиска подходящей работы, безработным принимается органами службы занятости по месту жительства гражданина не позднее 11 дней со дня предъявления органам службы занятости паспорта, трудовой книжки или документов, их заменяющих, документов, удостоверяющих его профессиональную квалификацию, справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы, а для впервые ищущих работу (ранее не работавших), не имеющих профессии (специальности) — паспорта и документа об образовании."

Как видите, интересно, что справка о среднем заработке требуется, но в законе абсолютно не указано, кто, когда и как должен ее выдать.

Такой вопрос возникает не только у работодателя, он возникает и у органов службы занятости. Чтобы его (и другие значимые вопросы) разрешить, Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации 5 марта 2013 года подготовило подборку ответов на вопросы, связанные с регистрацией безработных граждан. И вот что в этих ответах есть по интересующей нас теме:

"Вопрос 20. Законом о занятости населения, Правилами регистрации безработных граждан не установлено, кем может выдана справка о среднем заработке. Может ли выданная в установленном порядке архивная справка являться одним из документов, необходимых для принятия решения о признании зарегистрированного гражданина безработным?

На основании норм Трудового кодекса Российской Федерации и положений постановления Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 12 августа 2003 года N 62 "Об утверждении Порядка исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости" справку о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы может выдать только работодатель, с которым гражданин прекратил трудовые отношения по любым основаниям до обращения в целях поиска подходящей работы в центр занятости населения.

Справки, выданные архивной организацией, могут быть приняты при условии, если из содержащихся в них сведений можно получить информацию о среднем заработке гражданина за последние 3 месяца по последнему месту работы."

У данной справки нет утвержденной формы. Главное — произвести расчет по правилам, установленным постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 12 августа 2003 г. N 62 "Об утверждении Порядка исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости". Текст документа — здесь .

Документы персонифицированного учета в ПФР

Для бухгалтера представить себе, что помимо справок о среднем заработке, работнику нужно представлять еще и данные персонифицированного учета, вообще практически немыслимо…

Однако именно такое требование определено статьей 11 Федерального закона РФ от 1 апреля 1996 года N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (в 2013 году действует в редакции от 05.04.2013):

"Статья 11. Представление в Пенсионный фонд Российской Федерации сведений о страховых взносах и страховом стаже

4. Сведения, предусмотренные пунктами 2 и 2.1 настоящей статьи(сведения персонифицированного учета — ред.). представляются по формам, определяемым Пенсионным фондом Российской Федерации. Копия сведений о каждом застрахованном лице передается указанному лицу страхователем в этот же срок.

В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абзацем первым настоящего пункта, и получить письменное подтверждение от застрахованного лица передачи ему этих сведений. "

То есть по закону 27-ФЗ действующую форму СЗВ мы мало того, чтопередаем каждому работнику ежеквартально. после сдачи отчетности, так еще и при увольнении также обязаны передать данные сведения без всякого заявления работника и под его личную подпись.

А что будет, если никакие справки работнику не выдавать?

А будет самая неприятная для работодателя статья 5.27 КоАП РФ:

"Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда

1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет."

Да — за невыданную справку, если ее выдача обязательна по закону — потенциальный административный штраф для юридического лица 50000 рублей.

Справка с места работы от организации

Справка с места работы работнику может потребоваться для различных нужд, предъявления ее в различные органы и инстанции. Справка может потребоваться для предъявления ее в суд, банк при получении кредита, при получении визы, для оформления опекунства, усыновления и других целей.

Справка является подтверждением того, что лицо, которому она выдана, действительно работает в данной организации на определенной должности с установленным уровнем дохода. То есть справка является подтверждением официальной трудоустроенности и наличия официального дохода.

В данной статье по ссылке внизу статьи предлагаем скачать образец справки с места работы, выданной организацией своему работнику.

Для получения справки работнику следует обратиться к ответственному работнику в организации, при наличии кадровой службы, оформлением и выдачей справки занимается работник этой службы.

Если нужна справка о заработной платы работника для расчета больничного листа, то образец документа можно скачать в этой статье .

Скачать образец справки с места работы:

  • от ИП — образец ;
  • для визы — образец ;
  • о неполучении пособия вторым родителем при рождении ребенка — скачать ;
  • о неполучении пособия на ребенка до 1,5 лет — образец .

Как оформить справку с места работы от организации?

Оформляется документ на фирменном бланке организации, который, как правило, имеет каждая уважающая себя фирма. На фирменном бланке присутствуют реквизиты организации, при их отсутствии необходимо прописать вручную.

В тексте справки должно быть отражено:

  • ФИО работника, которому она выдана;
  • название организации работодателя;
  • должность, в которой работник трудится;
  • размер заработной платы (среднемесячный заработок).

Если заранее известно, куда будет передан бланк, то, как правило, сведения об адресате пишутся сверху справка. Если таких данных не имеется, то можно указать стандартную общую фразу: «справка дана для предоставления по месту требования».

Также справку следует датировать, указать ее регистрационный номер, название населенного пункта.

Составленный документ подписывается, заверяется подписью организации и передается либо напрямую адресату, либо работнику, ее затребовавшему.

Пример справки с места работы от организации:

Справка дана Боковой Анне Тимофеевне в том, что она действительно работает в ООО «СибМеталл» в должности начальника отдела продаж с окладом 50000 (пятьдесят тысяч) рублей.

Справка дана для предоставления по месту требования.

Начальник отдела кадров Смирнова А.А.Смирнова

Справка с места работы от организации образец — скачать .

Рекомендуем посмотреть: