+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Приказ о внесении изменений в график отпусков

График отпусков является важным и необходимым документов в организации. У каждого сотрудника есть право в соответствии с ТК РФ на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, причем планируется он заранее, на будущий год с учетом пожеланий всех работников организации. Утвердить график необходимо за 2 недели до наступления следующего года (ТК РФ ст. 123, ч.1). Но что если в течение следующего года необходимо внести в него коррективы и изменения, как поступить в этом случае?

Чем опасна не актуальная информация в графике отпусков?

Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в графике отпусков была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого!

Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.

Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы.

Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.

Варианты внесения изменений в график отпусков

И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:

  1. Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
  2. Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной форме Т-7 графика указывается название, например, с такой формулировкой: «График отпусков. Дополнение №…». Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.

Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке. Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве. Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.

Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков. Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза — его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации. Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, «В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.».

Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2-й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в «Примечании», колонка 10.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

Разъяснение некоторых нюансов

Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников. Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии. Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.

Особенности при составления график отпусков

Бланк приказа

Приказ о внесении изменений в график отпусков образец скачать в формате Word .

Как внести изменения в график отпусков

В жизни каждого человека могут произойти события, которые обуславливают неактуальность отпуска в изначально выбранное время. Это обуславливает необходимость внесения изменений в график отпусков в соответствии с порядком, принятым в бухгалтерском учёте для первичной документации. Для корректировки данных, отражённых в документе, необходимо составить приказ о внесении изменений в график отпусков по заявлению работника. Распорядительная документация оформляется по каждому событию.

Внесение изменений в график отпусков

Когда необходимо внесение изменений в документ

Причиной внесения изменений могут быть события:

  • ошибка кадрового работника, допущенная при оформлении документа;
  • приём на работу нового сотрудника;
  • увольнение работника;
  • личное обращение работника с просьбой перенести отдых в связи со сложившимися семейными обстоятельствами;
  • решение работника отказаться от использования отдыха в полном или частичном объёме по причине желания получить за него компенсацию;
  • производственная ситуация, обусловившая необходимость нахождения на рабочем месте сотрудника.

Сложившиеся обстоятельства рассматриваются работодателем, который принимает решения о необходимости внесения изменений в документ. При составлении распорядительной документации рекомендуется взять за основу образец приказа о внесении изменений в график отпусков. Обязательна его регистрация в соответствии с действующими на предприятии правилами внутреннего документооборота.

Документальное оформление переноса отпуска

Типичные ошибки при составлении графика отпусков

При составлении документации, регламентирующей нахождение в отпуске работников, представители кадровой службы могут допустить ряд ошибок. Чаще всего они связаны с организационными и законодательными нюансами:

  • некорректный расчёт продолжительности основного и дополнительного времени отдыха, что обуславливает несоответствие нормативных параметров с расчётными величинами;
  • несогласованность сроков времени отдыха сотрудника на его основной и совмещаемой работах;
  • отсутствие документов, подтверждающих право работника на приоритетный выбор подходящего времени отдыха;
  • неучтённые права работников льготной категории на первоочередной выбор времени отдыха;
  • неотражённое в графике документальное оформление переноса времени отдыха работников;
  • форс-мажорные обстоятельства, влияющие на продолжительность отдыха;
  • отказ работника;
  • невключение работника в список;
  • неточности в документе;
  • деление отдыха на части без согласия работника.

Если ошибки обнаруживаются представителями субъекта хозяйствования, то их исправление возможно кадровыми сотрудниками после согласования нюансов с руководителем. Если недочёты были замечены контролирующими службами, то на ответственное лицо будет произведено начисление штрафа.

Составление графика отпусков

Как вносить изменения в документ

При изменениях производственного и личного характера на предприятии, у работодателя возникает вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приёме нового работника, увольнении штатного сотрудника, а также в случае смены обстоятельств. Для исправления сведений в графике, необходимо указать дату внесения изменения, а также подпись, инициалы и должность лица, уполномоченного к проведению операции. Допускается оформление отдельного листа в документе, в котором будут отображены изменения. Для этого необходимо указать на то, что раздел о сроках отдыха будет изложен в другой редакции. Обязательно подкрепление процедуры распорядительной документацией.

Приказ о переносе отпуска

Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска

График на следующий год должен быть составлен и утверждён в срок до 16 декабря текущего года. При внесении данных в документ учитывается мнение работников и работодателей. В первую очередь принимаются во внимание интересы льготной категории работников. Немаловажное влияние на отпускные параметры оказывает производственные обстоятельства, обуславливающие необходимость нахождения работника на рабочем месте, а также невозможность одновременного отдыха нескольких сотрудников, трудовые обязанности которых зависят друг от друга.

Читайте также: Образец трудового договора со сдельной оплатой труда

Факторы, влияющие на формирование сроков отдыха каждого сотрудника, обуславливают документальные сложности при необходимости переноса времени отдыха. Для этого необходимо оформление заявления работником на имя руководителя субъекта хозяйствования с просьбой переноса времени отдыха. Если работодатель посчитает событие актуальным и не оказывающим негативного влияния на производственные процессы, то на заявлении он оставит резолюцию о том, что не возражает против просьбы сотрудника. Достигнутая договорённость должна быть отражена в приказе и в графике.

Отказ работодателя переносить время отпуска льготной категории сотрудников

Перед оформлением графика, ответственное лицо обязано заполнить опросный лист, в котором каждый работник изъявляет своё желание о времени отдыха. Кадровому сотруднику нужно помнить о том, что обсуждать вопросы о времени отдыха в первую очередь следует с льготной категорией работников. Только после внесения в график их времени отпуска, нужно приступить к опросу других сотрудников. Следует отметить, что таким категориям работников работодатель не имеет права отказать в переносе времени отдыха, даже если их желание было учтено в первую очередь.

Приказ о подготовке графика отпусков

Влияние форс-мажора на длительность отпуска

В случае болезни работника или выполнения им таких государственных обязанностей, которые освобождают человека от выполнения деятельности на основной работе, время ежегодного отпуска продлевается или переноситься. Если работодатель вовремя не оплатил отпуск сотруднику или не предупредил его за две недели до его начала, он вправе требовать его переноса. Процедура должна быть оформлена документально посредством написания заявления сотрудником с просьбой о переносе. Внешне ситуация оформляется как и перенос времени отдыха по соглашению сторон.

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Утверждённый график отпусков обязателен к соблюдению как работодателем, так и сотрудниками. Нарушение требований документа актуально в таких производственных ситуациях, когда объёмы работы не позволяют человеку покинуть рабочее место потому, что некому его заменить. В такой ситуации сотрудник вправе написать соответствующее заявление о переносе отдыха на другой период. Допустимо получение компенсации за отсутствие отпуска. Однако, работодатель должен помнить о том, что непредоставление сотруднику отпуска на протяжении двух лет ведёт не только к начислению штрафов в размере до 50000 рублей, но и к административному приостановлению деятельности до 90 дней.

Читайте также:  Право на трудовую пенсию по случаю потери кормильца имеют

Если сотрудник отказывается по личному желанию уходить в отпуск второй год подряд, то работодатель обязан принудить его.

Работник не был включён в график

Если при составлении плана отпусков, по невнимательности кадрового специалиста, сотрудник был пропущен и не включён в него, то обязательно исправление ошибки посредством оформления листа дополнений к документу. Следует отметить, что отсутствие информации о работнике в графике лишает его права отдыха. Такая ошибка приводит к нарушению трудового законодательства. Невнимательность ответственного лица может привести к начислению административного штрафа не только на виновного работника, но и на работодателя.

Читайте также: Расчет декретного отпуска (пособия)

Неточности в документе

График отпусков составляется по форме Т-7. Нормативно-правовые акты не обязывают работодателя придерживаться этой формы, поскольку требования к её обязательному применению были отменены. Однако, большинство кадровиков предпочитают её использовать, чтобы не разрабатывать собственную таблицу.

Часто при выявлении неточностей в документе, кадровые специалисты составляют новую таблицу. Стоит отметить, что это трудоёмкая работа, поскольку необходимо заново ознакамливать с планом отпусков работников и утверждать документ у руководителя организации. Для упрощения процедуры рекомендуется внести изменения в него классическими способами, предусмотренными нормами бухгалтерского учёта.

Разделение времени отдыха на части без получения согласия работника

Законодательные нормы не запрещают деление отпуска на части при условии, если одна его часть не меньше 14 дней, а две другие — по 7 дней. В графике эта информация должны быть обязательно отражена. Стоит отметить, что разделение времени отдыха должно быть обосновано желанием сотрудника. Событие должно быть документально подтверждено его заявлением с просьбой разделить отпуск на части. Допускается деление отпуска по причине производственной необходимости. В такой ситуации важно грамотно оформить процедуру, при которой работник извещается работодателем о событии специальным уведомлением, на котором должна быть отметка, написанная сотрудником, что он уведомлен и согласен с содержимым документа.

Интересное по теме:

Самовольно начисленная бухгалтером зарплата не облагается страховыми взносами

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 28 июля 2014 г.

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Изменяем график отпусков

Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодател я ст. 123 ТК РФ. Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года. В него надо вносить изменения, если в течение года появятся обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). Рассмотрим, как оформить изменения в различных ситуациях, когда за основу взята унифицированная форма № Т-7 утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Дополняем график, если приняты новые сотрудники

Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.

Письменное заявление работника с просьбой предоставить отпуск с конкретной даты

Ничего не указываете

Ничего не указываете

В такой ситуации достаточно указать фактическую дату начала отпуска в графе 7. Заметим, что в локальном нормативном акте имеет смысл установить обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы вы могли выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпуск а ст. 123 ТК РФ

Работники, которые могут взять отпуск в удобное время, изменяют запланированную дату начала отпуска

Письменное заявление работника с просьбой о переносе запланированной по графику даты начала отпуска

Указываете новую предполагаемую дату отпуска по заявлению работника

Указываете категорию работников, которые имеют право на использование отпуска в удобное время (например, работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет)

Если такие работники изменили свое решение и попросили предоставить им отпуск в другое время, то вы не вправе им отказать. Если такой сотрудник подаст заявление о срочном переносе отпуска (например, со следующего дня), то своевременно предупредить работника о начале отпуска и оплатить этот отпуск вы не сможете. Но при наличии заявления работника, где он укажет, что согласен получить отпускные позднее, можно будет в случае проверки трудинспекции оспорить штраф. Ведь административного правонарушения работодатель не соверши л ч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ. Но такое заявление не освободит вас от обязанности начислить компенсацию на задержанные суммы отпускных. Ведь она выплачивается независимо от наличия вины работодател я ст. 236 ТК РФ

На предоставление отпуска в удобное для них время могут претендовать, в частност и ст. 122 ТК РФ :

  • работники моложе 18 лет ст. 267 ТК РФ ;
  • совместители одновременно с отпуском по основной работ е ст. 286 ТК РФ ;
  • работницы, в скором времени уходящие в декре т ст. 260 ТК РФ ;
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и рода м ст. 123 ТК РФ ;
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
  • работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет подп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235 ; ст. 423 ТК РФ ;
  • один из родителей (опекун, попечитель), работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения профобразования, расположенные в другой местност и ст. 322 ТК РФ ;
  • почетные доноры Росси и п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ ;
  • супруги военнослужащих одновременно с отпуском супруг а п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 № 76-ФЗ ;
  • некоторые категории чернобыльце в п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.91 № 1244-1

Внешний совместитель принес справку с основного места работы о переносе отпуска

Справка с основного места работы, в которой указана новая дата начала отпуска

Указываете дату, на которую переносится отпуск работника по основной работе

Указываете, что работник — внешний совместитель

Вы обязаны предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основной работ е ст. 286 ТК РФ

Перенос отпуска по просьбе работника

Письменное заявление работника

Указываете дату, на которую переносится отпуск по заявлению работника

Указываете, что отпуск перенесен по просьбе работника

Работодатель вправе (но не обязан) перенести отпуск по просьбе работника в случаях, не предусмотренных трудовым законодательством или локальным нормативным актом. Если из-за переноса вы не успеете вовремя выплатить работнику отпускные, возьмите у него заявление с согласием получить их позднее

Продление отпуска в связи с болезнью

Ничего не указываете

Ничего не указываете

Ничего не указываете

В такой ситуации никаких сведений в график отпусков вносить не нужно. Ведь в случае болезни работодатель обязан продлить или перенести отпус к ст. 124 ТК РФ. Если работник продлевает отпуск, то для оформления этого не нужно ни работнику писать заявление, ни работодателю оформлять какие-либо документы. Работник просто представит вам больничный

Перенос отпуска в связи с болезнью работника

Письменное заявление работника о переносе отпуска, листок временной нетрудоспособности, приказ руководителя о переносе отпуска

Читайте также:  Как уволить сотрудника за прогулы если он не является на работу

Указываете дату, на которую переносится отпуск

Указываете, что отпуск перенесен в связи с болезнью работника

Если работник решил перенести отпуск в связи с болезнью, которая наступила до начала или во время отпуска, то дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника

Перенос отпуска в связи с уходом в декрет

Письменное заявление женщины о предоставлении отпуска перед декретным отпуском (после него) или после отпуска по уходу за ребенком, приказ руководителя о предоставлении отпуска

Указываете дату, на которую переносится отпуск

Указываете, что отпуск предоставлен перед отпуском по беременности и родам (после него) или после отпуска по уходу за ребенком

Работодатель обязан предоставить работнице ежегодный оплачиваемый отпус к ст. 260 ТК РФ.

  • <или> перед отпуском по беременности и родам;
  • <или> после отпуска по беременности и родам;
  • <или> после отпуска по уходу за ребенком.

Если к моменту начала ежегодного отпуска женщина не заработала отпускной стаж для полного отпуска, его придется предоставить авансо м ст. 122 ТК РФ

Уход в отпуск по беременности и родам

Заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам, приказ руководителя о предоставлении отпуска по беременности и родам

Ничего не указываете

Указываете, что предоставлен отпуск по беременности и родам, а также дату его начала

Женщина может, а не обязана взять отпуск перед декретным отпуском. В этой ситуации в графике надо отразить, почему работница не ушла в отпуск. Отпуск по выбору работницы будет предоставлен поздне е ст. 260 ТК РФ

Приказ руководителя об отзыве из отпуска, письменное согласие работника на отзыв из отпуска

Указываете дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год.
Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год

Указываете, что работник отозван из отпуска с его согласия

Для досрочного отзыва из отпуска работодателю обязательно надо получить согласие работника. При его наличии работодатель обязан по выбору работника либо предоставить ему неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо присоединить ее к отпуску за следующий рабочий год ст. 125 ТК РФ. Если работник не согласен досрочно выйти из отпуска, то он просто догуливает свой отпуск

Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью

Приказ руководителя о переносе отпуска на следующий рабочий год в связи с производственной необходимостью, письменное согласие на перенос отпуска на следующий рабочий год

Указываете дату, на которую переносится отпуск работника в следующем рабочем году, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год

Указываете, что отпуск перенесен в связи с производственной необходимостью

В исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий год ст. 124 ТК РФ

Предоставление отпуска с последующим увольнением

Заявление работника о предоставлении отпуска с последующим увольнением, приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением

Указываете дату, с которой был предоставлен отпуск с последующим увольнением

Указываете, что предоставлен отпуск с последующим увольнением

Предоставление отпуска с последующим увольнением — право, а не обязанность работодателя. При увольнении за виновные действия такой отпуск предоставлять нельзя. Количество заработанных дней отпуска определяется на дату начала отпуск а ст. 127 ТК РФ

Приказ об увольнении работника

Ничего не указываете

Указываете, что работник уволен, а также дату увольнения

В случае увольнения, если у работника есть неотгулянные дни отпуска, ему выплачивается компенсаци я ст. 127 ТК РФ

Запомните, никаких исправлений и зачеркиваний при внесении изменений в график отпусков делать не надо. Если отпуск будет переноситься по тем или иным причинам неоднократно, то и вносить сведения об этом придется в график несколько раз.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему « Отпуска »:

График отпусков от А до Я — «подводные камни» составления

У всех работающих граждан есть законное право на получение ежегодного оплачиваемого отдыха, однако дабы все работники не ушли на заслуженный отдых в одно и то же время, а работу предприятия не пришлось из-за этого останавливать, составляют график отпусков. Он выступает гарантом прав сотрудников на отдых, при этом страхует работодателя. Давайте будем разбираться, как составить график отпусков без ошибок.

Понятие и функции графика отпусков

По большому счету это расписание ежегодных «каникул» работников, которое составляется с целью установления очередности отдыха и обеспечения пребывания на работе работников в нужном количестве.

Конечно же, имеются установленные правила составления графика отпусков. Данный документ составляют и утверждают только лишь один раз в год, внесение в него изменений запрещено (разрешается только внесение изменений в сроках, при условии, если таковые имеются, а изменять сроки допускается исключительно в соответствии с приказом о переносе отпускных дней, подписанного руководством предприятия). Согласовывают его администрация организации и профсоюзный орган (при условии его наличия).

В процессе написания графика отпусков ТК РФ обязательно принимаются во внимание пожелания работников, и, разумеется, учитываются особенности рабочего процесса. Коллективный договор или другой нормативный акт может устанавливать максимальное число людей, которое (при условии работы в определенном подразделении) может одновременно уйти на заслуженный отдых. Функция данного документа – не допустить нехватки персонала или вообще остановки рабочего процесса.

Заняться составлением необходимо в ноябре месяце, так как руководитель должен утвердить его не позже 16 декабря. Иными словами, Трудовой кодекс требует, чтобы на предприятии график был составлен и утвержден за 14 дней до начала нового календарного года.

Решение такого спорного вопроса, как устройство новых работников, решается отдельно. При устройстве новых работников в течение года не нужно вносить их в график, достаточно по согласованию с администрацией предприятия отправить их на отдых.

Для справки: срок хранения графика отпусков – ровно один год.

Составление графика отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Работающий может воспользоваться своим правом на часть его, непрерывно проработав полгода на одном предприятии, на полный период, – проработав год.

Что нужно знать при составлении графика относительно прав отдельных категорий работников?

Прежде чем составлять график, следует принять во внимание, что определенным категориям работников необходимо предоставить очередной отдых в конкретный период времени.

Речь идет о таких категориях сотрудников:

  • Женщины, у которых двое (и больше) несовершеннолетних детей, не достигших 12-летнего возраста (они имеют первоочередное право на отдых в летний период);
  • Отцы-одиночки;
  • Ветераны войны и труда;
  • Сотрудники младше 18 лет;
  • Опекуны или попечители;
  • Ветераны боевых действий;
  • Люди, удостоенные звания Героя РФ, Героя СС;
  • Полные кавалеры орденов Славы.

график отпусков пример заполнения

График отдыха организации, по сути, – локальный акт, содержащий информацию об очередности отпусков работников всех отделов и структурных подразделений. Чтобы его составить, необходимо познакомиться с унифицированной формой Т-7. У каждого структурного подразделения предприятия имеется собственный график. Такая схема действий распространена на многих предприятиях, и ее считают самой удобной: первым делом руководителями отделов составляются свои графики с учетом потребности подразделения в количестве необходимых работников, а уже после этого отдел кадров вносит исправления в поданные графики в зависимости от существующих льгот.

Далее кадровики передают откорректированные (если таковые понадобятся) графики на ознакомление сотрудникам, отпускные дни которых передвинули по каким-то причинам, а также на согласование руководителям отделов. Это необходимо в связи с тем, что лишь руководителям отдела известно, присутствие каких сотрудников на рабочих местах нужно в определенное время года. А по поводу переноса, которое может случиться во время внесения изменений, то иногда смещение «рабочих каникул» одного работника может повлечь за собой и еще нескольких, поэтому согласование с теми, чьих интересов это касается, обязательно.

В результате согласования и разрешения всех спорных вопросов происходит передача всех исправленных графиков в отдел кадров и составление на месте сводного графика на все предприятие.

При составлении данного документа, кроме того, что желают сами работники, необходимо также учитывать «букву закона».

Приказ об утверждении графика отпусков образец

  1. Стаж работы. Претендовать на получение оплачиваемого отдыха могут работники, которые на момент составления графика отработали в данной организации шесть месяцев и более (при этом необходимо предупредить сотрудника, что его отпуск может быть отсрочен). Кроме этого, если в отработанный период, за который дается очередной отпуск, работнику предоставляли дополнительный отдых за свой счет на семидневный срок и более, либо по уходу за ребенком, в подобном случае данное время кадровик не включает в общий стаж, дающий законное право на оплачиваемый ежегодный отдых. Подобные обстоятельства могут повлечь за собой перенос «рабочих каникул» по договоренности между работодателем и работником даже в случае включения отпуска в график, т.к. недостающий необходимый стаж у работника является весомым основанием с юридической точки зрения, позволяющим вносить правки в график;
  2. Отдельно существуют категории работающих, которым могут предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск вне зависимости от того, какой у них стаж (сотрудники, которые еще не достигли совершеннолетия; женщины перед отпуском по беременности или же после него; люди, усыновившие детей, которым не исполнилось к этому времени еще и трех месяцев);
  3. На многих предприятиях предусмотрены дополнительные ежегодные «каникулы», условия труда на которых признаны опасными или вредными. В график тоже включают такие отпуска, но стаж, предоставляющий право на такой отдых, включает лишь время, фактически отработанное работником. Закон не предусматривает предоставление дополнительного отпуска авансом;
  4. На получение двух отпусков в одном календарном году могут рассчитывать люди, у которых начало трудового пути на данном предприятии выпало на конец прошлого календарного года, скажем, на ноябрь. В этой ситуации работник по закону может взять заслуженный отдых в июне и до конца года уйти в еще один оплачиваемый отдых, однако уже за следующий год (у работника имеется право на отпуск за 2-ой и последующие года в любую пору года по собственному желанию);
  5. Не только пожелания работников устанавливают очередность отпусков, но и наличие в организации сотрудников, владеющих первоочередным правом на использование ежегодного отдыха в летний период или в тот, который они выберут по своему желанию. С целью учета интересов этой категории работников, составляется перечень людей с таким правом;
  6. Сотрудникам, которые работают по совместительству, может предоставляться возможность «отгулять» ежегодный оплачиваемый отпуск в период времени, совпадающий с основной работой. Для этого им необходимо предоставить в отдел кадров справку с места работы, которое для них является основным;
  7. Работникам, которым по каким-либо причинам не предоставили отдых в прошлом году, также дают право в первую очередь уйти в отпуск или выбрать удобное для них время. Сотрудники, которые планируют подавать документы в ВУЗы, а также работники, у кого есть дети, заканчивающие 11 или 9 класс, тоже наделяются правом выбора времени отпуска самостоятельно.
Читайте также:  Страхование от сокращения на работе

Унифицированная форма т-7

В 2001 году Госкомстат РФ утвердил Постановлением форму Т-7, которая действует и по сегодняшний день. Некоторые специалисты отдела кадров придерживаются мнения, что график можно оформить и произвольно. Однако, т.к. существуют унифицированные формы учетных документов, среди которых и форма Т-7, с целью составления графика стоит использовать именно ее. К тому же для бухгалтерии эта самая форма Т-7 является аргументом, на основании которого будут начислять выплаты отпускных работникам. Поэтому вопрос, использовать или не использовать форму Т-7, не стоит. Конечно, использовать.

График отпусков форма т 7

Разумеется, иногда, когда возникает необходимость разделить отпуск на части или ознакомить работника с тем, что ему дается отпуск (лист ознакомления с графиком отпусков, образец которого при желании можно найти, необходимо дать на подпись сотруднику за 14 дней до начала отпуска), кадровики сталкиваются со сложностями, поскольку в форме Т-7 не предусмотрены подобные действия. Однако эту проблему все разрешают по своему усмотрению либо путем оформления дополнительных строк, либо путем добавления лишней графы для подписи сотрудника (а некоторые решают просто приложить к графику дополнительный ознакомительный лист).

Внесение изменений в график отпусков образец

Многие задаются вопросом, нужно ли подготавливать приказ об утверждении графика отпусков? Ответ однозначный – в этом нет необходимости. В связи с тем, что в шапке Т-7 содержится раздел «Утверждаю», где предусматривается подпись руководителя, данная форма сама выполняет функцию приказа, так что отпадает всякая необходимость составлять и утверждать еще один дополнительный приказ. А это значит, искать форму приказа об утверждении не нужно!

А дабы внесение изменений в график отпусков не превратилось в лишнюю работу, лучше заблаговременно согласовать с работниками и руководителями отделов сроки отпусков и разделение отпуска на части, если это необходимо.

Обязательно ли делать приказы о внесении изменений в график отпусков?

В компании есть график отпусков, который по факту редко соблюдается. Обязательно ли делать приказы о внесении изменений в график отпусков в связи с перенесением отпусков на другие даты или разделением отпусков на части. Работодатель дает согласие и на перенесение, и на разделение отпусков на части.Заранее спасибо за ответ.

В соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ, график отпусков обязателен как для организации (учреждения), так и для сотрудников. Следовательно, соблюдение графика отпусков является обязательным и для работника и для работодателя.

При этом, утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки (т. е. фактические даты отпуска) позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

Таким образом, можно сделать вывод, что если фактические периоды отпусков не соответствуют запланированным датам, то об этом необходимо сделать отметку в графике отпусков в графах 8 и 9, а затем указать фактическую дату в графе 7.

Также повторимся, что основанием на перенос отпуска может служить заявление работника. Следовательно, Вам необходимо в графике отпусков просто дозаполнить графы 7,8 и 9 в соответствии с заявлением работника.

Заполнив график отпусков таким образом, Вы сможете избежать ответственности за не соблюдение графика отпусков.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить перенос отпуска сотрудника

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:

  • во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности. если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы;
  • сотруднику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала.

Кроме того, перенос отпуска на другое время допускают:

Популярные вопросы

  • если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;
  • если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. В этом случае перенесенный отпуск работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года. за который его предоставляли. Исключение составляют госслужащие, в отношении которых это норма действует с ограничением ;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации. Например, при отзыве сотрудника из основного отпуска. при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ.

Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Внимание: для госслужащих ограничена возможность перенести отпуск на следующий рабочий год, даже если это неблагоприятно отразится на учреждении.

Госслужащим запрещено переносить основную часть отпуска в 28 календарных дней на следующий рабочий год. даже если использование отпуска в текущем году может неблагоприятно сказаться как на работе самого служащего, так и его работодателя. При таких обстоятельствах перенести и использовать в следующем рабочем году можно только часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Таким образом, госслужащий в обязательном порядке должен использовать 28 календарных дней отпуска ежегодно: полностью или частями с учетом общих правил деления отдыха на части .

Такой порядок установлен в частях 9.1–9.3 статьи 46 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. Аналогичные разъяснения дают специалисты Минтруда России в письме от 21 марта 2016 г. № 18-4/10/В-1771 .

Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки, а именно уточненные даты отпуска позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

Если перенос отпуска происходит уже после издания приказа о его предоставлении и заполнения раздела VIII личной карточки сотрудника внесенную в карточку информацию следует уточнить. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому работодатель может внести изменения в произвольной форме .

Пример документального оформления переноса отпуска сотрудника

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев написал заявление о предоставлении части отпуска, не использованной в связи с болезнью в период ежегодного отпуска. На основании заявления генеральный директор А.В. Львов издал приказ о переносе отпуска, а сотрудник службы персонала внес изменения в личную карточку сотрудника.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Рекомендуем посмотреть: