+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек — образец

Главная » Приказы » Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Согласно законодательству, устраиваясь на работу, работник должен предоставить работодателю трудовую книжку, которая остается у него на хранении до конца трудовых отношений. На работодателя в соответствии с законом возлагаются обязанности по хранению данного документа. В связи с этим он должен назначить ответственное лицо за хранение и заполнение книжки. Для этого издается приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, образец которого можно скачать ниже.

Важно: трудовая книжка – это один из важных документов, свидетельствующих о стаже человека.

Даже при наличии на предприятии кадрового отдела, занимающегося всеми документальными делами сотрудников, работодатель обязан назначить ответственного за трудовые книжки.

В его обязанности входит:

  • Контроль над хранением трудовых книжек;
  • Обеспечение для этого всех условий, чтобы не было доступа третьим лицам;
  • Он не имеет право их выдавать, только заверенная копия или оригинал под расписку в одном случае — для ПФР (образец заявления о выдаче трудовой книжки );
  • Заполнение учетной документации;
  • Выполнение прочих функций, связанных с передвижением трудовых книжек.

О правильном составлении приказа о назначении ответственного лица за трудовые книжки можно прочитать на blankived.ru .

Оформление приказа о назначении ответственного

Так как работодатель несет полную ответственность за надлежащие хранение и ведение трудовых книжек, он создает указ в произвольной форме с учетом положений компании – унифицированной формы для данного случая нет.

Однако в бланке приказа должны присутствовать юридически обоснованные данные:

  • В шапке приказа идет информация о предприятии, месте составления;
  • Указывается номер и дата приказа;
  • После слова «Приказ» указывается информация, о чем документ;
  • Обоснование – п.45 Правил ведения трудовых книжек;
  • Далее идет само распоряжение руководителя в отношении определенного лица – ФИО, должность;
  • Этим же приказом назначается замещающее лицо на момент отсутствия основного сотрудника;
  • Размер вознаграждения;
  • Ответственное лицо за исполнение приказа;
  • Подпись руководителя с полным указанием инициалов;
  • Подпись всех сотрудников, касательно которых он издан.

Важно: приказ о назначении можно составить на обычной бумаге или на фирменном бланке компании.

На время отсутствия основного работника

Если появляется необходимость передать полномочия ответственного за ведение трудовых книжек другому сотруднику, издается новый приказ о назначении, при этом новый сотрудник обязан принять все дела по акту.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

Получив новые обязанности, сотрудник должен:

  • Принять все хранимые документы работников по акту;
  • Проверить состояние и правильность заполнения книги учета трудовых книжек. движения документов и вкладышей к ним;
  • Удостоверится в наличие и сохранности всех книжек;
  • Проверить запас бланков;
  • При отсутствии некоторых документов выявить причину их отсутствия;
  • При отсутствии вменяемых объяснений инициировать создание комиссии, мероприятия и выводы которой фиксируются в специальном акте.

Согласно законодательству именно на руководителя возлагается вся обязанность по организации мероприятий, связанных с надлежащим хранением трудовых книжек, а уже назначенный указом сотрудник должен обеспечить хранение, ведение и учет движения трудовой документации.

Образец оформления назначающего приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец — скачать .

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .doc Скачать образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .doc

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
  2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
  3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
Читайте также:  Режим работы в трудовом договоре - образец

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Для назначении ответственного сотрудника, на которого будут возложены обязанности по ведению трудовых книжек руководителем составляется приказ, образец которого предлагаем скачать в статье. Назначаемый ответственный сотрудник должен быть осведомлен о данном событии.

Если в штате организации отсутствует специалист, занятый кадровым делопроизводством, в том числе учетом, хранением, ведением и выдачей трудовых книжек, у руководителя имеются в арсенале два законных варианта действий:

  • возложить на себя обязанность по делопроизводству, связанному с вышеуказанными действиями в отношении трудовых книжек;
  • вменить эту обязанность работнику, наиболее подходящему в квалификационном плане для данной работы (перевод или совмещение).

Данное требование в отношении руководителя регламентируется Правилами ведения трудовых книжек (п.45), утвержденными Правительством 16.04.2003 в Постановлении №22.

Трудовые книжки подлежат хранению в организации за редкими случаями выдачи документов на руки владельцам — заявление о выдаче трудовой книжки на руки .

Как составить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

При подготовке приказа указанной тематики работодателю необходимо включать в него перечень требуемых положений:

  • регистрационные данные и полное наименование предприятия;
  • предмет приказа;
  • нелишним будет сослаться на нормативный документ, во исполнение требований которого инициируется потребность в данном приказе;
  • важным требованием будет указание наряду с занимаемой должностью ФИО сотрудника, на которого возлагается данный функционал;
  • следующим пунктом целесообразно конкретизировать перечень обязанностей в плане работы с трудовыми книжками;
  • немаловажным аспектом будет отметка о том, что при возникновении необходимости в командировке ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника, предоставлении ему отпуска, иных причин, связанных с его отсутствием на предприятии, обязанности временно возлагаются на заранее выбранного для таких случаев кандидата (указывается ФИО и должность конкретного лица);
  • прописывается перечень условий, на основании которых вступают в силу полномочия назначенного сотрудника (освобождение от ранее выполняемой работы на прежней должности и перевод на новую, применение внутреннего совмещения, предоставление определенной компенсации или иных, предусмотренных во внутренних нормативных документах);
  • обозначается лицо посредством указания ФИО и должности, на которое возлагается мониторинговая функция в части контроля за исполнением настоящего документа.
  • Далее приказ подлежит подписанию руководителем и регистрированию в специально заведенном журнале. Назначенного сотрудника знакомят под роспись с содержанием документа.

В приказе о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, не рекомендуется применять дифференцирование обязанностей одного направления (работа с трудовыми книжками) между разными сотрудниками (одни лица заполняют, другие – хранят и т.д.). Отчасти это находит противоречие вышеуказанным Правилам, а также способствует снижению уровня оперативного контроля за исполнением конкретного приказа.

При увольнении ответственного сотрудника его функции временно возлагаются на другое лицо посредством аналогичного приказа до момента, пока не будет подобрана кандидатура для деятельности на постоянной основе.

Если работнику, чей функционал не подразумевает причастности к работе с трудовыми книжками, но остается действующим, вменяются обязанности обслуживания таковых, то данное действие сопровождается изданием приказа о внутреннем совмещении должностей.

При возложении обязанностей по ведению и хранению трудовых книжек на первого руководителя подготовка приказа не требуется, поскольку ТК подразумевает вменение ему полной ответственности за организацию функционирования предприятия в целом.

Образец оформления

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец — скачать .

Заполнение и учет трудовых книжек

Alex Trud 6 июня 2017 2 20723

Приобретение и учёт трудовых книжек

Кто обязан выдать трудовую книжку? Учет трудовых книжек. Приказ об ответственном за хранение. Заполнение трудовой книжки.

На работника, проработавшего по основному месту работы свыше пяти календарных дней, работодатель обязан завести трудовую книжку (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). С 6 октября 2006 года такая обязанность установлена не только для работодателей – организаций, но и для индивидуальных предпринимателей. В настоящее время в Российской Федерации применяется трудовая книжка образца 2004 года (постановление Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 06.02.2004)). Вместе с тем продолжают действовать и советские трудовые книжки (образца 1938 и 1974 годов, а также трудовая книжка колхозника) (постановления СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек»; Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих») .

Обеспечить работника трудовой книжкой должен работодатель. Поэтому у него всегда в запасе должны быть чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил). Поскольку трудовая книжка является защищенной полиграфической продукцией с соответствующей степенью защиты, выпускаемой объединением «Гоззнак» Минфина России (п. 2 приказа Минфина России от 22.12.2003 № 117н), то приобретать их следует только у официальных распространителей. Если работник принесет чистый бланк, купленный им самостоятельно в палатке или переходе метро, не спешите делать в нем соответствующие записи. Ведь в будущем у работника могут возникнуть проблемы. Например, при получении загранпаспорта выяснится, что трудовая книжка с такими серией и номером не выпускалась.

Читайте также:  Оплата труда по трудовому кодексу РФ

Трудовая книжка является бланком строгой отчетности. Работодателю необходимо учитывать трудовые книжки и вести для этих целей специальные книги:
1) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69);
2) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы ( п. 41 Правил).

Назначаем ответственное лицо по хранению трудовых книжек

Порядок ведения работодателями трудовых книжек установлен следующими нормативными актами:
1) Трудовым кодексом РФ (ст. 65. ст.66. ст.84.1 и др.);
2) постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
3) постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В организации или у индивидуального предпринимателя ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил).

Приказ о назначении ответственного по хранению трудовых книжек

Общество с ограниченной ответственностью «Титан»

107113, г. Москва, ул. Мира, 56.
Тел. (499) 235-08-77

Приказ 02 июля 2007 г. № 15

О возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек

Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225,

Возложить обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек работников ООО «Титан» на инспектора по кадрам Л.И. Лиходееву.
Ознакомить инспектора по кадрам Л.И. Лиходееву с настоящим приказом под роспись.

Генеральный директор______Иванов________ А.А. Иванов

С приказом ознакомлен(а)
«02» июля 2007 года______Лиходеева________ Л.И. Лиходеева

Примечание. Если приказ о назначении не издан, трудовые книжки ведет непосредственно руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Заполняем трудовую книжку

Кто обязан выдать трудовую книжку? Учет трудовых книжек. Приказ об ответственном за хранение. Заполнение трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно представить трудовую книжку. А если данное место работы является для него первым, то работодатель в недельный срок в присутствии работника должен оформить ему трудовую книжку (п. 8 Правил).

Когда работодатель заводит трудовую книжку (или ее дубликат), ему вначале необходимо заполнить титульный лист данного документа. Для этого следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Примечание. Любые записи в трудовой книжке производятся без сокращений! Исправление записей в трудовой книжке производится только по определенным Правилам.

На титульном листе указываются:
– фамилия, имя и отчество работника (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
– дата его рождения (число, месяц и год записываются полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
– сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном); они вносятся только на основании соответствующих документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Важно учесть, что запись о незаконченном образовании соответствующего уровня также может быть произведена на титульном листе трудовой книжки, но только на основании представленных работником надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.);
– профессия и/или специальность, на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Примечание. При устройстве впервые на работу, не требующую специальной подготовки (уборщица, грузчик, дворник, сторож, мойщик и др.), требование работодателя о представлении документов об образовании неправомерно (ст. 65 ТК РФ ).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе подтверждает правильность всех внесенных сведений.

Кроме того, титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за ее выдачу и ведение, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (приложение № 3).

Заполнив титульный лист трудовой книжки, работодатель вносит запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».

При этом в графе 3 данного раздела в виде заголовка указывается как полное, так и сокращенное наименование организации (при его наличии) или индивидуального предпринимателя.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении работника в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного). Кроме того, в эту графу вносятся наименования должности (работы), профессии, специальности с указанием квалификации.

В графе 4 отражаются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (приложение № 4).

В трудовую книжку также необходимо вносить записи о постоянных переводах сотрудника на другую работу у данного работодателя (п. 4 Правил).

Примечание. Читайте ПЕРЕВОД на ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ. Потому что бывает, что работник переводится на другую должность в своем подразделении, или даже в другое подразделение, может даже и на ту же должность.

В целом запись о переводе производится по тем же правилам, что и запись о приеме на работу. Ее также вносят в раздел трудовой книжки «Сведения о работе».

В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата перевода на другую работу.

В графе 3 делается запись о переводе с указанием нового структурного подразделения (если условие об изменении структурного подразделения включено в дополнительное соглашение с работником, на основе которого производится перевод) и наименований должности, профессии, специальности, работы, на которую работник был переведен.

В графе 4 отражаются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник переведен на другую работу (приложение № 5).

Читайте также:  Характеристика на работника

В трудовую книжку вносится и запись об увольнении работника, в том числе об основаниях прекращения трудового договора (п. 4 Правил). Она опять-таки производится в разделе «Сведения о работе».

При этом в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата увольнения.

Примечание. В графе 3 делается запись об увольнении (о прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому трудовой договор с работником был прекращен (приложение № 6).

Примечание. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие часть и пункт указанной статьи (п. 15 Правил).

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие часть и пункт статьи 81 ТК РФ (п. 16 Правил). Например: «Уволена по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующие часть и пункт статьи 83 ТК РФ (п. 17 Правил). Например: «Уволена в связи с отменой решения суда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

При оформлении увольнения работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
– подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
– печатью организации (кадровой службы) или индивидуального предпринимателя;
– подписью самого работника (п. 35 Правил).

В трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях» вносятся записи о поощрениях работника. В частности, работодателю необходимо отразить следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми организациями;
в) других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 Правил).

Однако записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил) (приложение № 7).

Примечание. Записи о награждении заверяются подписями и печатью организации только при увольнении работника.

Особый порядок оформления трудовых книжек установлен для совместителей

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ ).

Следовательно, записи как о внешнем, так и о внутреннем совместительстве производит только работодатель по основному месту работы совместителя. Основанием для их внесения служат справка, приказ или любой иной документ работодателя по месту совмещаемой работы, подтверждающие факт такой работы (приложение № 8).

Когда работник поступает работать по внутреннему совместительству, а затем увольняется только с основного места работы, записи в трудовой книжке выглядят немного иначе (приложение № 9). Запись об увольнении с совмещаемой работы позднее внесет работодатель по новому основному месту работы.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

10 марта 2014 года №35

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

Отсутствие на рабочем месте кадровика

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки>
  • отпуска>
  • временной нетрудоспособности>
  • увольнения>
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе>
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них>
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг>
  4. Проверить запас бланков>
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия>
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

Рекомендуем посмотреть: