+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец фото

Самовольно начисленная бухгалтером зарплата не облагается страховыми взносами

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Одним из основных документов, связанных с работой физических лиц, является трудовая книжка. Указанный формуляр отражает стаж работника и подтверждает исполнение им должностных обязанностей. Если вышеназванный документ заполнен целиком, то необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Как это правильно сделать, разберемся далее.

Оформление на работу

Положениями ТК РФ установлено, что отношения между работодателем и гражданином возникают после заключения соответствующего договора.

В момент оформления на работу физическое лицо обязано предоставить предприятию или ИП целый перечень документов, который содержится в статье 65 Кодекса. в т.ч. трудовую книжку.

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка находится у работодателя, который является ответственным за ее ведение и сохранность.

Ведение трудовых книжек

Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах. утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Пунктом 38 указанных предписаний предусмотрена обязанность работодателя оформить и подшить вкладыш в трудовую книжку в случае, если основной документ или его отдельный раздел заполнен целиком.

Названное вложение осуществляется в порядке, аналогичном алгоритму заполнения основных трудовых книжек. Все записи, исправления, дополнения и изменения вносятся точно такими же способами.

Работодатель при каждом случае оформления вкладыша должен проставлять в трудовой книжке отметку о выдаче такого документа с указанием его серии и номера. Общее количество названных дополнений к трудовой книжке законом не нормируется и может быть неограниченным.

Оба указанных документа подлежат одинаковому учету, так как, по своей сути, вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее не может признаваться действительным.

Вышеназванные документы имеют равные степени защиты и учитываются работодателями в том же порядке, что и бланки строгой отчетности.

Оформление вкладыша

Указанные выше Правила не предписывают, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку, как и не содержат более детального описания порядка его оформления. Следует помнить, что недопустимо просто вложить его в основной документ. Они должны быть сшиты и составлять единое целое.

Однако надо учитывать содержание пункта 11 Правил. утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, который устанавливает обязанность работодателя присваивать свой порядковый номер каждой записи в трудовой книжке.

Следовательно, вкладыш в вышеуказанный формуляр целесообразно вшивать после последнего листа основного документа, но перед обложкой.

Каких-либо специальных требований к качеству или цвету нитей или иных материалов, используемых при подшивке, нормативные акты Российской Федерации не содержат. Отсюда прямо следует право работодателя использовать нити любого цвета, качества и структуры.

Осуществить вшивание можно как с помощью иглы, так и с использованием специальных технических средств.

Для наиболее прочного и надежного прикрепления к трудовой книжке следует осуществлять сшивку по развороту вкладыша.

К сожалению, законодательство Российской Федерации не содержит образца того, как вшивается вкладыш в трудовую книжку. Поэтому при выполнении данной процедуры следует руководствоваться вышеуказанными рекомендациями и практическим опытом сотрудников, осуществляющих вшивание.

Важно помнить, что по итогам манипуляций вкладыш и трудовая книжка, в которую он вшит, должны быть единым документом.

Вместо заключения следует отметить, что работодателю необходимо осуществлять заполнение и ведение вкладышей правильно и безошибочно. Игнорирование этой обязанности может явиться причиной наложения на предприятие или ИП штрафов в размерах, установленных Кодексом об административных правонарушениях России.

Более того, неверные заполнение и ведение вкладышей могут породить проблемы и для работников (например, при оформлении ими пенсий или последующем трудоустройстве).

Также читайте:

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Трудовые книжки – одни из самых важных документов граждан Российской Федерации. Как и любой другой документ, трудовая рассчитана на максимально возможный объем информации, однако довольно часто происходит так, что всего бланка не хватает. Поэтому трудовым законодательством предусмотрен специальный вкладыш. Этот вкладыш является полноценным документом, но без трудовой не признается действительным. Поэтому нужно знать точно, как подшивается вкладыш в трудовую книжку.

Ошибки или неправильные «вкладыши»

Когда разделы, содержащие сведения о работе или награждениях сотрудника заканчиваются, необходимо оформить и вшить вкладыш в книжку. Формально эта процедура довольно простая, но все равно многие кадровые сотрудники допускают ряд однотипных специфических ошибок:

  • после завершения пустых строк и колонок в разделе сведений о работе вместо того, чтобы оформить вкладыш, продолжают вносить данные в раздел, который посвящен награждениям, не считая это ошибкой, хотя все наоборот>
  • вклеивают простой белый лист бумаги в конце трудовой или после окончания раздела сведений о работе/награждениях>
  • подшивание вкладыша в трудовую книжку часто заменяется простым вшиванием пустых незаполненных листов из старых трудовых.

Все вышеперечисленные действия являются грубейшими нарушениями правил и инструкций по хранению и заполнению трудовых документов. Такие ошибки могут привести к тому, что уполномоченные органы исполнительной власти данные документы признают недействительными, что повлечет за собой утрату части рабочего стажа.

Как правильно подшить вкладыш в трудовую книжку

Оформление и заверение вкладыша в трудовую книгу – это перечень юридически значимых действий, которые имеют законодательное подкрепление в специальных нормативных актах. После грамотного оформления все вкладыши должны быть закреплены в трудовой. Это нужно для того, чтобы документ не был утерян или испорчен.

В актах трудового законодательства РФ не имеется четких предписаний по поводу того, в какой именно части бланка книжки пришивать вкладыши, каким должен быть цвет ниток и сколько должно быть проколов иглой или шилом. Эти вопросы не являются принципиально важными, поэтому все они решаются в отделе кадров предприятия или организации.

Характерные моменты, присущие процедуре подшивания вкладышей в трудовую:

  1. Перед тем, как подшить вкладыш в трудовую книжку, на ее титульной странице нужно сделать записи о том, что был выдан вкладыш с определенным номером и серией. Лучше всего прикреплять уже заполненный и проверенный вкладыш.
  2. Вкладыш должен быть именно пришитым к трудовой. Не допускается вклеивание клеем, скотчем или закрепление скобами степлера.
  3. Опытными кадровыми сотрудниками принято подшивать вкладыши не в середине, не в начале трудовых, а в конце.
  4. Делаются аккуратные 4-6 проколов, через которые серой прочной нитью и скрепляются данные документы.
  5. Нитку необходимо завязать на крепкий узел и запломбировать сургучной печатью.
Читайте также:  Районное регулирование заработной платы

Эти мероприятия предотвращают утерю, замену или порчу листов вкладышей в трудовые книжки. Стоит напомнить, что согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязуется обеспечить каждого своего сотрудника трудовой книжкой и необходимым количеством вкладышей. За них работодатель взимает с работника определенную сумму, которая может быть:

  • если предусмотрено трудовым договором, вычтена из заработной платы работника>
  • внесена сотрудником в кассу предприятия или на расчетный счет.

В некоторых случаях предусмотрены иные способы оплаты, зафиксированные в трудовых документах.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку в 2017 году

Что делать, когда окончатся строки для внесения записей в трудовую книжку? Оформить и вшить вкладыш. Разберемся, что это за документ, как его правильно заполнять в 2017 году.

Любой человек может столкнуться с такой проблемой, когда в трудовой книжке уже не будет места для внесения записей. Такая ситуация возникает, если гражданин часто меняет работу.

Куда же вписать информацию новому работодателю? Для этого существует специальный документ – вкладыш.

Основные сведения

Знания о том, что это и где его взять, пригодятся не только специалистам кадровой службы, но и самим работникам.

Ведь трудовая книжка отражает их стаж и нельзя допустить, чтобы при наступлении пенсионного возраста определенное время работы не учитывалось.

Да и заполнять вкладыши в трудовую книжку необходимо правильно. Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.

Что это такое

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, с помощью которого и далее возможно ведение стажа работника (когда листы в трудовой окончатся).

В данном случае не допустимо:

Зачеркивание граф для сведений о поощрении

Переименование ее в сведения о работе

Для дополнительных записей

Единственное правильное решение в данной ситуации – подшить вкладыш в трудовую книжку.

В противном случае специалист отдела кадров нарушит требования законодательства. В результате книжка может считаться недействительной.

Поэтому ИП, руководство юридических лиц, главбухи, руководство отдела кадров или иные уполномоченные лица обязаны следить за тем, чтобы вкладыши были в наличии на предприятии.

Назначение документа

Как только в вашу организацию устраивается новый сотрудник, у которого не осталось места для записей в трудовой книжке, понадобится вкладыш.

Ведь без него отразить принятие человека на работу в его трудовой невозможно. Запись же должна вноситься в течение 5 дней после трудоустройства гражданина, после того, как он вступит в должность (Правила № 225 ).

Отказать же в приеме лица на работу также нельзя, иначе работодатель должен будет понести ответственность согласно нормам законодательства.

Трудовая инспекция может рассмотреть неправомерный отказ в оформлении и наказать за это. Итак, вкладыш – важный документ в кадровом делопроизводстве.

Правовая база

Обязательно делают запись в трудовой «Выдан вкладыш». Выглядит она так:

Фото: обязательная запись в трудовой книжке о кладыше

Применяют также правила №225 от 16 апреля 2003. Условия предоставления вкладыша сотруднику:

  • его выдают бесплатно согласно п. 44, 48 Правил;
  • выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47;

Взимается плата, что равна цене при покупке документа работодателем.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку, главбух и руководитель предприятия просто обязан знать. Рассмотрим все важные нюансы.

Можно ли устанавливать испытательный срок при срочном трудовом договоре смотрите в статье: испытательный срок при срочном трудовом договоре .

Что входит в общий трудовой стаж, читайте здесь .

Внешне бланк вкладыша отличается от трудовой книжки:

  • Он содержит 36 страниц.
  • Его обложка картонная.
  • Формат документа – 88*125мм.
  • Есть несколько защитных элементов.
  • Титульная страничка схожа с титульным листом трудовой книжки.
  • Поля вкладыш имеет такие же, как и трудовая.

Как его заполнить?

Стоит придерживаться следующего порядка:

Сначала выдают бланки

Которые приобретаются руководством фирмы, где на момент окончания полей в трудовой книжке работал гражданин. Кадровый работник обязан знать, как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку

Далее оформляют вкладыши

На первом листе отражают данные о сотруднике:

  • его ФИО согласно паспортным данным;
  • дату рождения;
  • образование согласно записям диплома или аттестата;
  • профессию – согласно документации об образовании;
  • дату оформления;
  • ФИО специалиста, который вносит запись;
  • печать и подпись уполномоченного лица.

Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п.

Вносятся записи по тем же правилам, что и в трудовой

Нумерация сведений должна быть сквозной – продолжать те, что вписаны в трудовую книжку. То есть, нумерация не начинается с начала, а продолжается.

  1. Второй столбик имеет дату внесения записи.
  2. Следующий – данные о трудоустройстве человека. увольнении. Сокращения слов не допустимы.
  3. В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения

Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке

Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа

Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку и как его заполнить

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку, в которой указывается весь его трудовой стаж. Благодаря этой системе, работодатель может наглядно увидеть, в каких сферах деятельности работал соискатель, а так же какой уровень опыта он имеет. Сама трудовая книжка представляет собой небольшой документ, похожий на паспорт. Внутри указана личная информация владельца, наименования организаций, в которых он работал и причины увольнений из них. Если в трудовой книжке закончились страницы для заполнения, то для неё можно приобрести вкладыш. В данной статье способы оформления вкладыша и места для его приобретения. Читайте инструкцию как восстановить трудовую книжку на этой странице .

Если страницы в трудовой книжке закончились, можно приобрести вкладыш

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

В случае если закончилась одна из граф трудовой книжки и дальнейшее заполнение не представляется возможным, появляется необходимость в приобретении вкладыша. Вкладыш вшивается в книжку и несет в себе те же функции, что и основной документ. Вкладыш невозможно использовать без наличия трудовой книжки. Количество вкладышей может быть неограниченным. Если во вкладыш была внесена недостоверная информация, то документ аннулируется и изымается из трудовой книжки. Отметка об этом должна быть сделана на титульном листе основного документа. Затем оформляется новый вкладыш, который регистрируется и заново вшивается в трудовую книжку.

Как оформить?

При приобретении вкладыша, в ТК ставится соответствующий штамп. На самом деле нет какого-то специального указа о том, где этот штамп должен стоят, поэтому обычно его ставят в правый верхний угол титульного листа. Там же указывается серийный номер вкладыша.

Все записи в трудовой книжке идут строго по порядку. По этому, при заполнении разделов во вкладыше, необходимо продолжать нумерацию с последней записи в основном документе. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки .

На титульном листе вкладыша должна быть поставлена печать организации, которая была ответственной за его выдачу. Если печать по каким-то причинам не проставлена, за ней следует обратиться к руководителю, так как без печати вкладыш становится недействительным.

На фото образец оформления вкладыша в трудовой книжке

На снимке образец записи «выдан вкладыш» в трудовой книжке

Для того, чтобы получить вкладыш, сперва нужно написать соответствующее заявление и отдать его руководителю. Стоит заметить, что стоимость вкладыша оплачивается работником и указывается в заявлении.

На фото образец заявления на оформление вкладыша

Как вшить?

Недопустимо, чтобы вкладыш просто лежал в трудовой книжке. Он становится действительным только в том случае, если являет собой одно целое с основным документом. Обычно вкладыш вшивается после последней страницы трудовой книжки. Вшивая вкладыш, необходимо использовать пять проколов – меньшее количество является ненадежным. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь .

Читайте также:  При расторжении трудового договора по инициативе работника

Показан процесс вшивания вкладыша на фото

На видео показано, каким образом можно вшить вкладыш в трудовую книжку:

Частые вопросы

  1. Где взять вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш может быть оформлен на работе после заявления сотрудника. Так же вкладыш можно приобрести в книжном магазине или в специализированном киоске. Читайте инструкцию по заполнению трудовой книжки при увольнении .
  2. Кто должен покупать вкладыш? Покупка вкладыша – обязанность сотрудника, которому он понадобился. Тем не менее, организации закупают вкладыши оптом в огромном количестве. Поэтому, скорее всего не придется искать вкладыш в магазинах – достаточно будет написать заявление на оформление вкладыша и отдать его работодателю, а стоимость вкладыша будет удержанная из заработной платы.
  3. Где должна стоять запись о том, что вкладыш был выдан? При выдаче вкладыша, на титульный лист трудовой книжки ставиться соответствующая печать.
  4. Как продолжается нумерация во вкладыше? Во вкладыше нумерация продолжается с того числа, которое должно идти после номера последней записи в трудовой книжке.
  5. Где регистрируются вкладыши для трудовой книжки?

Вкладыши регистрируются там же, где и трудовые книжки – в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Сколько стоит вкладыш в трудовую книжку?

В интернет-магазине «Комус» вкладыш стоит 195 рублей.

Где можно купить вкладыш в трудовую книжку?

Где купить в Москве:

  1. ООО «Имидж», Бережковская набережная, д. 20, стр. 28. Тел: +7 (499) 707-17-91;
  2. «Спецбланк», Нагорный проезд, д.10А. Тел: +7 (495) 229-13-45;
  3. «Кадры в порядке», 1-ая ул. Ямского поля, д. 9/13, оф. А02. Тел: +7 (495) 724-03-21.

Где купить в Санкт-Петербурге:

  1. «Буквоед», ул. Минеральная, д. 13. Тел: +7 (812) 601-06-02;
  2. «Живой офис», наб. Обводного канала, д. 14. Тел: +7 (812) 324-80-50;
  3. «Графит», ул. Софийская, д. 52. Тел: +7 (812) 706-13-54.

Не смотря на то, что без трудовой книжки вкладыш не является полноценным документом, вместе с ней он имеет ту же юридическую силу. Приобретая вкладыш, необходимо сразу его вшить, чтобы предотвратить потерю. В случае если вкладыш все- таки был потерян, можно попробовать восстановить информацию оттуда через организацию, которая выдавала вкладыш.

Смотрите видео ролик о регистрации вкладышей для трудовой книжки:

В настоящее время люди стали чаще менять места работы, искать опыт и приобретать новые профессиональные навыки. Если раньше у многих до пенсии стояла только одна запись в трудовой книжке, то сейчас её даже может не хватить. Для решения такой проблемы и существует вкладыш.

Делопроизводство

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Трудовая книжка является основным документом, отражающим хронологию трудового стажа, который может быть весьма обширным. В связи с чем, при окончании трудовой книжки и заводится вкладыш в книгу о труде, который, по сути, выполняет ту же функцию, что и трудовая книжка, но все же является ее продолжением, а не основным документом.

И, тем не менее, к оформлению вкладыша наряду с книгой предъявляются достаточно жесткие требования, отраженные в законодательных нормах.

Нормативная база

В частности, порядок оформления и ведения вкладыша трудовой книжки регламентирован разделом №5 Постановления Правительства РФ №255, где установлен единый порядок ведения оговоренного документа, который, по сути, мало чем отличается от порядка ведения книжек о труде.

То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии.

Зачем нужен?

Конечно, в большинстве случаев книги о труде хватает для внесения записей на протяжении всей трудовой деятельности, ведь для подобных записей предусмотрено 20 разворотов, предназначенных только для внесения сведений о работе, но ведь жизненные обстоятельства бывают разные.

Допустим, проработав на одном предприятии 20 лет можно исписать половину книжки, в случае неоднократных переводов, повышения разрядов, реорганизаций и слияний, а уж при постоянной смене работодателей книжка закончиться еще быстрее.

И учитывая, что в соответствии с законом работник может иметь оговоренный документ только в одном экземпляре, либо дубликат при ее утере, вкладыш заводится в случае окончания основной книжки, выступая в качестве продолжения и дополнения, который подкрепляется к оконченному экземпляру книги о труде, и соответственно хранится и предъявляется только вместе с ним.

Как выглядит?

Форма вкладыша наряду с книжкой утверждена Постановлением Правительства РФ № 225 и имеет незначительные отличия в сравнении с основным документом.

В частности, присутствует практически такой же титульный лист, на котором указано, что сей документ является вкладышем, предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе — 9 разворотов, а для награждений – 8.

Это бланк строгой отчетности?

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности, о чем сказано в п.42 Постановления №225.

Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

Что делать, если выявлена подделка трудовой книжки. Читайте в нашей статье.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия? Смотрите тут .

Должна ли быть голограмма?

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя.

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении .

То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

Действителен ли без книжки?

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа, то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как было сказано выше, вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

То есть в подобной ситуации этот аспект не является первостепенным, вкладыш соответственно заводится с учетом правил, оговоренных в Постановлении №225.

Порядок выдачи

Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал. форма которого утверждена Постановлением №69.

Хотя вкладыш может приобрести и сам работник, но при этом сей бланк все так же будет подлежать регистрации в журнале.

Правила оформления и ведения

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

Где поставить штамп о том, что вкладыш выдан?

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша, и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки.

То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа.

Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата.

Оформление титула

Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.

Вносятся практически те же данные, а именно:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность.

Но, тем не менее, некоторые отличия есть.

В частности, именно на вкладыше указываются данные действительные на момент заведения оговоренного документа, а не трудовой книжки.

То есть если ранее была смена фамилии, то во вкладыше указывается уже новые данные, то же самое относится и к вновь полученному образованию при его наличии и специализации.

Пример (образец заполнения):

Дата заполнения

После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке.

То есть дата заведения вкладыша будет соответствовать дате записи, впервые внесенной именно во вкладыш.

Как быть, если запись в трудовой книжке сделана неправильно. Ответ — в нашей статье.

Каковы сроки отчета о командировке? Узнайте тут .

Что делать, если не подписывают заявление на увольнение? Смотрите здесь .

Нужны ли печати?

Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет.

Нумерация записей

После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде.

Как вшить?

Как правило, вкладыш присоединяется к трудовой книжке несколькими способами, так как не все знают нужно ли вшивать его, учитывая, что данное правило на законодательном уровне не установлено.

В частности, в некоторых случаях, банально используют большую скрепку для присоединения либо вовсе хранят вместе, хотя все-таки рекомендовано вкладыш вшивать, конечно уже после заполнения сего документа.

Для того чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку следует для начала развернуть книгу на последнем листе, затем проколоть шилом вкладыш в нескольких местах и обложку книжки, желательно и сверху и снизу, а затем толстой двойной нитью прошить несколькими стежками, с последующим закреплением концов нити.

Данную процедуру следует провести для того чтобы вкладыш не потерялся, ведь скрепка может и соскочить, и тогда путаница в документах будет неизбежна.

Конечно, учитывая, что в законодательстве не установлены правила ведения вкладышей возникают и другие сложности при оформлении и ведении сего документа.

Если закончился, то выдается ли второй?

К примеру, если закончился первый вкладыш, возникает вопрос, а можно ли заводить второй вкладыш.

Учитывая, что на законодательном уровне запрета либо конкретного количества оговоренного документа не установлено, то соответственно оформлять и подшивать последующий вкладыш можно.

Если утерян, то оформляется ли дубликат?

Учитывая, что вкладыш в большинстве случаев подшивается к основному документе, утеря дополнения происходит редко, но, тем не менее, случаются и подобные казусы.

В подобной ситуации кадровый работник обязан произвести выдачу дубликата вкладыша, который оформляется по аналогии дубликата книги о труде.

То есть вносится либо общий стаж, либо же работник может сам посетить бывших работодателей и внести записи на основании приказов о приеме и увольнении, таким образом восстановив хронологию.

Нужен ли новый, если был испорчен?

Применяются к вкладышу аналогия с книгой о труде и при внесении неправильной записи.

В частности, при допущении ошибки на титульном листе, вкладыш изымается и списывается, а затем заводится новый.

Если запись внесена неверно

А вот при внесении неправильных данных в тот же раздел сведения о работе делается отметка о недействительности записи и вносится верная запись, но при этом вкладыш не признается недействительным и соответственно новый экземпляр не заводится.

Если работник сменил фамилию

В случае, если работник меняет фамилию, то отметка о смене паспортных данных вносится в оба документа и в книгу о труде, и во вкладыш, несмотря на то, что вкладыш недействителен без основного документа.

Ведь данные для учета используются и с основного документа и с дополнительного, следовательно фамилия должна быть одинаковой в обеих случаях.

Типичные ошибки

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка, когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Как оформляется доверенность на получение трудовой книжки при увольнении. Узнайте из нашей статьи.

Как проверить сотрудника при приеме на работу? Информация — здесь .

Финансовая сторона вопроса

В Постановлении Правительства РФ №225 оговорен не только порядок оформления и ведения книжек о труде и вкладышей к ним, но и порядок приобретения оговоренных документов.

Кто и где должен покупать?

В частности, в п.46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.

Производится ли удержание с работника?

В отличии от трудовой книжки, которая при первом трудоустройстве всегда выдается на безвозмездной основе, плата за бланк вкладыша все-таки взымается с работника, за исключением тех случаев, когда бланк сего документа испорчен по вине кадрового работника, и заводится новый вкладыш, который оплачивает уже работодатель.

Сколько стоит?

Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.

То есть на предприятии сам бланк может стоить и 500 рублей, а вот в свободной продаже цена может варьироваться в зависимости от региона продажи примерно в пределах от 200 до 400 рублей.

В Постановлении №69 утверждена форма приходно-расходной книги, в которой отражаются данные о приобретенных бланках книжек и вкладышей.

Данная книга ведется бухгалтером, а вот кадровый работник, ответственный за ведение и хранение оговоренных бланков ежемесячно предоставлять отчет в бухгалтерию о порядке расходования бланков, а также о необходимости их приобретения.

Related Posts

Книга учета движения трудовых книжек (журнал) →

Читайте также:  Расчет отпускных после декретного отпуска
Рекомендуем посмотреть: