+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Каждый сотрудник, который работает на своем рабочем месте более пяти дней, должен быть обеспечен трудовой книжкой, заполненной в соответствии со всеми правилами. Такое право имеют и постоянные, и сезонные, и временные, и даже внештатные работники.

Единственным исключением бывают только те сотрудники, с которыми заранее был заключен гражданско-правовой договор. Сотрудникам такого типа не следует ничего вписывать в трудовую книгу, поскольку в соответствии с расположениями Трудового кодекса РФ этого не требуется.

В том случае, если новый работник ранее нигде официально не работал, в связи с чем не успел обзавестись трудовой книжкой, необходимо на протяжении недели после его принятия на работу оформить пустой бланк в присутствии этого сотрудника.

А бывает и так, что при трудоустройстве новый сотрудник приносит в отдел кадров не одну, а несколько трудовых книжек. Не стоит теряться в данном случае. Достаточно всего лишь внести данные о трудоустройстве в любую из принесенных сотрудником книг и спрятать ее в сейф вместе с остальными, поскольку они могут понадобиться при проведении подсчета трудового стажа.

Заполнение трудовых книжек: инструкция 2017 года

Правила, в соответствии с которыми заполняются трудовые книжки, необходимо соблюдать всегда. Независимо от того, какие данные вносятся в трудовую книжку, следует придерживаться таких правил:

  • все данные обязательно должны быть введены на русском языке. В случае если работодатель ведет свою деятельность в одной из республик страны, на территории которой закреплен еще один государственный язык, вносимая запись также могут быть продублированы на нем;
  • инструкция по ведению трудовых книжек гласит, что вносить в нее данные можно только ручкой, пишущей фиолетовым, синим либо черным цветом. Одновременно с этим она должна быть шарикового, перьевого либо гелевого типа;
  • нельзя сокращать информацию, вносимую в трудовую книгу. Также там должны быть только арабские цифры, и дата в формате ДД.ММ.ГГГГ. Весьма примечательно, что даже такого сокращения, как «г.» (год), быть не должно;
  • поскольку, начиная с 2015 года, организации получили право не иметь круглой печати, с сентября 2016 года при заполнении трудовых книжек в них может не ставиться круглая печать.

Внимание! Вне зависимости от этого правила, даты все равно достаточно часто указываются в формате букв и цифр. Причиной этому является особенность типографической печати бланков, в котором год указывается сокращенно, а место, куда должно быть внесено число, выделяется кавычками. Ну а поскольку подобное противоречие не регулируется на законодательном уровне, работодатель не несет никакой ответственности за заполнение трудовых книжек по такой форме.

Но не стоит забывать, что каждая запись в трудовой книжке должна быть пронумерована сквозным типом, кроме тех, нумерация которых не предусмотрена установленными правилами.

Внимание! Правила по заполнению трудовых книжек в 2016 году распространяются и на заполнение вкладыша для этой самой книжки.

Информация о работнике

Чаще всего человек, в полномочия которого входит внесение записей в трудовую книжку, не должен вписывать туда данные о ее владельце. А все потому, что информация такого рода указывается на титульном листе трудовых книжек. Кстати, она в обязательном порядке должна совпадать с содержанием документов, удостоверяющих личность. В информацию о собственнике трудовых книжек входит:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!
  • Ф. И. О.;
  • точная дата рождения;
  • информация об образовании (из аттестата либо диплома);
  • специальность, записанная в именительном падеже.

Если с сотрудником заключается трудовой договор, необходимо проверить, правильно ли заполнены его личные данные, а также присутствует ли в трудовой книжке:

  • подпись ее собственника, удостоверяющая собой подлинность сведений о человеке;
  • подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, вместе с полной расшифровкой;
  • дата заполнения трудовой книги, которая не превышает пять дней с момента поступления сотрудника на работу;
  • печать организации, если таковая имеется.

Заполнить титульный лист книжки либо вкладыш в нее необходимо только в случае заведения новой трудовой книжки или в случае утери старой, то есть в качестве ее дубликата.

Если в процессе работы у сотрудника изменяются личные данные, например, фамилия в случае замужества либо развода, исправления в трудовой книжке являются обязательными. В таком случае старую фамилию необходимо зачеркнуть одной чертой, а сверху написать новую. Реквизиты документа, который подтверждает данные изменения, вносятся на обложку трудовой книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью заполняющего лица, а также печатью работодателя.

Информация о работодателе

Инструкция по заполнению гласит, что информация об организации, принимающей на работу собственника трудовой книжки, должна быть внесена перед основными записями о работе сотрудника. В данном случае не нужно присваивать порядковый номер. А наименование организации должно быть указано и в полной, и в сокращенной форме.

Роструд недавно издал письма, в соответствии с которыми, если на оттиске печати присутствует, и краткое, и полное название организации, их можно не прописывать в отдельной строке. Однако не следует забывать, что данное письмо носит исключительно рекомендательный характер.

А вот если работодатель принимает решение изменить свое название либо провести реорганизацию, данный факт обязательно должен быть внесен во все трудовые книги нанятых сотрудников. Но в таком случае необходимо, чтобы записи об увольнении сотрудника со старого предприятия, равно как и принятие его на новое, полностью соответствовали друг другу.

Запись в трудовую книжку

В трудовых книжках должны содержаться данные о наиболее важных событиях за время трудовой деятельности сотрудника, которые предусмотрены правилами, а также инструкцией по заполнению ТК. К самым распространенным принято относить:

  • прием на новое место работы;
  • военная служба;
  • какие-либо изменения в ведении сотрудником его трудовой деятельности;
  • взыскания;
  • награждения;
  • увольнение;
  • восстановление на занимаемой должности;
  • отмена судебного решения, относительно восстановления;
  • период, который не включается в общий трудовой стаж.

Запись о приеме на работу в трудовой книжке

Информация, относительно приема на работу вносится непосредственно в трудовую книжку, основываясь на письменном приказе самого работодателя. В данной записи должно указываться название организации и структурного подразделения, в которое сотрудник поступил на работу, а также должность. Не стоит забывать и о реквизитах самого приказа работодателя.

Внимание! Во время внесения информации относительно приема на работу руководителя основанием для этого может быть либо приказ, либо какой-то другой документ, свидетельствующий о его приеме на работу.

В трудовую книгу нет необходимости вносить данные об испытательном сроке, однако в случае приема на работу вахтовым методом данная информация должна быть внесена обязательно.

Важно! Прежде чем вносить запись в трудовую книгу о приеме на работу нового сотрудника, необходимо убедиться в том, что в ней также присутствует информация об увольнении с предыдущего места работы. В том случае, если такая информация внесена не была, существует огромная вероятность того, что человек не прекратил свою деятельность на своем прошлом месте работы. Тогда новый работодатель должен затребовать у предыдущего копию приказа об увольнении сотрудника для того, чтобы соответствующая запись была внесена в трудовую книжку.

Запись о штрафах и поощрениях в трудовую книжку

На протяжении одной недели с того момента, как был оформлен соответствующий приказ, отводится ровно одна неделя на внесение информации о поощрении либо награждении в трудовую книжку. Запись должна полностью соответствовать номеру и дате приказа, а также тексту самого документа.

В такую графу вносятся следующие сведения:

  • о получении почетной грамоты;
  • о присвоении очередного звания;
  • о получении государственной награды;
  • о других наградах, предусмотренных коллективным договором, уставом самого работодателя, а также законами Российской Федерации.

Запись об увольнении в трудовой книжке

После того как будет оформлен соответствующий приказ, уполномоченный сотрудник должен вписать в трудовую информацию о том, что сотрудник уволен с должности, которую ранее занимал. Данный текст должен идти в полном соответствии с данными приказа.

Если перед увольнением сотруднику был предоставлен отпуск, днем прекращения его трудовой деятельности принято считать последний день отпуска. Тем не менее трудовая книга и денежный расчет должны быть выданы сотруднику на руки еще до начала отпуска.

Следует отметить, что оформление трудовой книжки полностью основано на целом списке самых разнообразных документов, в которых содержатся подробнейшие инструкции о том, как правильно заполнять, вести, а также хранить эти книжки. Весьма примечательно, что как организация, нанявшая на работу человека, так и он сам обязаны следить за всеми этими правилами и положениями.

Если организация допустит какие-либо ошибки в процессе заполнения трудовой книжки, она может быть привлечена к ответственности. Наказания за такие нарушения бывают самые разные – от простого штрафа до прекращения деятельности организации.

А вот работник, который не заметил какой-то недочет в записях своей трудовой книги, может попросту не подтвердить собственный трудовой стаж.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Обязанности работодателя

Все работодатели (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), согласно статье 66 ТК РФ, обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них более пяти дней, если эта деятельность является для сотрудника основной.

Где купить бланк

У работника нет необходимости в самостоятельной покупке бланка. Работодатель, в соответствии с пунктом 44 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225, обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вкладышей в нее. При выдаче соответствующего бланка работодатель взимает с сотрудника соответствующую плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение этих бланков, что установлено пунктом 47 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225.

Каким документом регулируется порядок ведения

Разъясняют и регламентируют администрирование Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи, в том числе дубликатов книжек.

Правила состоят из восьми разделов:

  1. Общие положения
  2. Ведение трудовых книжек
  3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки
  4. Выдача трудовой книжки при увольнении
  5. Вкладыш
  6. Учет и хранение
  7. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
  8. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

Каждый из разделов содержит соответствующие предписания по каждому из направлений.

Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. которая содержит семь разделов:

Общие положения

Записи должны быть аккуратными, чернилами черного, синего или фиолетового цвета без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры.

Заполнение сведений о сотруднике

Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

Читайте также:  Как высчитываются алименты с зарплаты

Например, изменения записей о фамилии, имени и отчестве делают на основании паспорта или других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Заполнение сведений о работе

В разделе описаны порядок и последовательность внесения записей о выполняемой сотрудником функции, о присвоении разрядов, классов или чинов.

Например, в графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

В третьей графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием конкретного наименования, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому человек принят на работу. Записи о наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Заполнение сведений о награждении

Самый маленький раздел Инструкции, не требующий особых пояснений.

Заполнение сведений об увольнении

В силу своей важности и объемности раздел содержит не только подробные и конкретные пояснения и правила внесения записей о причинах прекращения контракта владельца, но и примеры.

Так, при прекращении контракта по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в формуляр вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ"

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

Все содержание раздела представлено в его названии, поэтому сразу пример: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 ТК РФ".

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Фактически положения данного раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

Инструкция также содержит форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто вносит сведения в трудовые

Согласно пункту 45 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек осуществляет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Где найти образцы записей в трудовой?

Образцы записей смотрите в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Вносятся ли сведения о дисциплинарных взысканиях?

Согласно пункту 5 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225, сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Если работник потерял трудовую

Если книжка потерялась, ее можно восстановить, обратившись с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который, согласно пункту 31 Постановления от 16.04.2003 № 225, обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления.

Если банк просит копию трудовой

Согласно пункту 7 Постановления от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней выдать ему копию книжки или заверенную выписку.

Как быть с совместителями?

Для всех совместителей соответствующие записи в книжку вносятся по их желанию. Для внешних совместителей запись вносится по основному месту его работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (заверенная копия приказа о приеме на работу).

Если совместитель принес свою книжку?

Если внешний совместитель не уволен с основного места своей работы и просит вас внести ему запись о работе по совместительству, ему следует вежливо отказать, сославшись на статью 66 ТК РФ, согласно требованиям которой все записи вносятся по основному месту работы.

А если совместитель уволен с основного места работы?

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, согласно статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. ТК не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. Согласно статье 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись будет сделана только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Оцените, пожалуйста, свои впечатления от статьи

Несмотря на то, что пенсия у большинства ныне работающих россиян будет зависеть от фактических накоплений, а не стажа работы, записи в трудовой книжке не потеряли свою актуальность. Они влияют на размер выплат по больничному, вероятность получения кредита, да и кто в нашем государстве может быть уверен, что порядок расчета пенсий не поменяется еще несколько раз? Поэтому кадровиков иногда просят сделать в трудовой книжке фиктивную запись о работе. Насколько это безобидно, рассмотрим на примере.

06 Июня 2017 в 13:06

Согласно законодательству, ИП имеет статус работодателя. Поэтому он не может заключить трудовые отношения с самим собой, поскольку в них будет отсутствовать вторая сторона (работник). Поэтому ИП запись в трудовой книжке самому себе не делает (ст. 56 ТК РФ).

24 Апреля 2017 в 15:04

Трудовая книжка — это главный документ работника. В ней фиксируется данные о стаже и карьерном росте человека. Впоследствии сведения из бланка пригодятся при оформлении пенсионного обеспечения. Поэтому так важно, чтобы бланк был оформлен согласно установленным правилам. В этой статье мы расскажем вам о том, как правильно делать записи в трудовой книжке.

20 Февраля 2017 в 14:02

Иногда, по разным на то причинам, сотрудники принимают решение уйти из организации. Или расторжение контракта происходит по инициативе работодателя. Информация об этом вносится в бланк сотрудника. О том, как сделать правильную запись в трудовой книжке об увольнении, расскажем в статье.

20 Февраля 2017 в 13:02

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна? Ответ на этот непростой вопрос зависит от того, кто несет ответственность за утрату документа — работодатель или сам гражданин. В первом случае восстановлением должен заняться наниматель. Во втором — владелец бланка. Подробнее о способах восстановления мы расскажем вам далее.

17 Февраля 2017 в 15:02

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2017 в РФ

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

  • Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
  • для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
  • для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Летопись российского персонального трудового документа в видео :

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления.

2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов.

3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Документ содержит образец трудового документа и вкладыша. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов.

4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Документ содержит строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей к ним) и алгоритм исправления допущенных ошибок.

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в статье .

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано здесь.

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

Правила заполнения трудовых книжек 2016-2017

Оформление титульного листа

  1. Фамилия, имя, отчество работника вносится полностью согласно паспортным данным.
    Если сотрудник сменил фамилию за время работы, то уполномоченное лицо вносит необходимое исправление на основании паспорта или свидетельства, подтверждающего факт смены фамилии.

Следует перечеркнуть прежние данные одной чертой и вписать новые. На внутренней стороне обложки делается запись, указывающая на документ, который служит основанием для корректировки личных данных, ставится подпись, печать.

  • Дата рождения – значение записывается так: число.месяц.год.
  • Образование. Сотрудник предоставляет документ об образовании, к примеру, диплом, на основании которого специалист вносит сведения в персональный трудовой документ. При получении работником какого-либо дополнительного образования сведения дополняются без зачеркиваний.
  • Специальность работника записывается в именительном падеже. Если работник занимает должность, требующую особых знаний, навыков и подготовки, то специалисту следует сделать отметку о наличии дополнительных документов, подтверждающих необходимую квалификацию.
  • Дата заполнения. После принятия сотрудника в штат документ заполняется в пятидневный срок.
  • Печать организации, подпись ответственного лица с обязательной расшифровкой, подпись владельца ТК.
  • Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

    Запись при приёме на работу

    • Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
    • В первой графе ставится порядковый номер записи.
    • Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
    • В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
    • В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

    Если работник переводится из внешней организации. то сведения о переводе вносятся в ТК так:

    1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
    2. Затем делается запись о приёме на новое место.

    При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

    • поставьте номер записи в первой графе;
    • во второй графе укажите дату перевода;
    • в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
    • в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

    Увольнение

    Запись об увольнении:

    • в 1-й графе укажите номер записи;
    • во 2-й графе — дату увольнения сотрудника;
    • внесите запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ в 3-ю графу;
    • сделайте отметку о приказе об увольнении сотрудника в 4-й графе и укажите его дату и номер. Здесь же необходимо поставить печать и подпись уполномоченного лица;
    • увольняемого сотрудника необходимо ознакомить с записью, что он удостоверяет своей подписью.

    Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

    Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

    Совместительство

    Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

    В документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, как ВРИО писать правильно .

    Индивидуальный предприниматель (ИП) — это юридическое лицо или физическое? Разъясняем здесь .

    Ведение трудовой книжки ИП

    Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

    Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

    1. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
    2. В первой графе поставьте номер записи.
    3. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
    4. В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
    5. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

    Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

    Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

    • 1. Как внести исправления в сведениях о работе
    • 2. Как внести исправления на титульном листе
      ТК

    Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

    1. Запишите номер записи в 1-й графе.
    2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
    3. Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
    4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
    5. Внесите новую запись в 3-ю графу.
    6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

    Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

    О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

    Копия трудовой книжки

    Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

    Как заверить копию?

  • Уполномоченное лицо снимет копии со всех страниц документа, имеющих записи.
  • На листах-копиях ставится печать, записывается текущая дата и резолюция «копия верна». Копия подписывается инспектором отдела кадров.
  • На копии необходимо сделать отметку в том, что человек является сотрудником организации по настоящий момент .

    Дубликат — это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

    Как получить дубликат

    Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

    Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

    Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

    1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
    2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
    3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

    Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

    Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

    Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

    Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

    Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам — это основа процветания и успеха бизнеса.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек

    Коротко: При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.

    Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

    Трудовая книжка – это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

    Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

    Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

    Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

    Что должно быть отражено в книге:

    • Информация о приеме на работу.
    • Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
    • Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
    • Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
    • Повышение квалификации или получение наград.
    • Увольнение работника.

    Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

    • Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
    • Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
    • Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

    Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

    Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

    Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

    По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

    • Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
    • Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
    • Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
    • Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
    • Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц – прописью.
    • Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
    • В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

    Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

    Графа «Сведения о работе» — это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

    • Дата и номер внесения записи цифрами.
    • Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
    • Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

    Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г.

    Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

    • Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
    • Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

    Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

    Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

    В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

    • Обязательный номер записи по очередности.
    • Дата официального перевода простыми цифрами.
    • В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
    • Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.

    Внесение сведений о награждениях

    О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

    Как заполняются такие данные:

    • Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
    • Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
    • Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

    Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

    Как происходит корректировка:

    • На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
    • На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

    Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г.

    При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

    • Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
    • Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
    • Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
    • Ведомости о зарплате.
    • Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
    • Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

    Далее все заполняется по хронологии и с учетом предоставленных документов.

    Заполнение трудовой книги индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом: наглядный образец

    Чтобы хорошо ориентироваться в правильном оформлении столь важного документа, рекомендуется посмотреть видео, в котором все подробно рассказано:

    Инструкции по заполнению трудовой книжки работника

    Трудовая книжка – это документальное отражение всей трудовой жизни и профессионального стажа каждого работающего гражданина Российской Федерации. Как правило, она заводится на первом месте работы и сопутствует человеку весь период трудовой деятельности до наступления пенсионного возраста. Трудовая книжка является официальным документом, и задача каждого работодателя – правильно, точно и своевременно вносить в нее необходимые записи.

    Общие правила заполнения

    Вся информация о правилах заполнения и ведения таких документов содержится в трех основных источниках:

    1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
    2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках».
    3. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

    Ключевые условия и нормы можно сформулировать следующими пунктами:

    • Заносить записи в уже существующие трудовые книжки или заводить новые обязаны как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.
    • Любая новая запись должна осуществляться в течение пяти рабочих дней. Вновь заведенная трудовая книжка должна быть оформлена в семидневный срок.
    • Все записи осуществляются полностью без использования сокращений.
    • При заполнении допускается использование черных, синих или фиолетовых чернил. Они должны обладать устойчивостью к свету и влаге.
    • Даты в документ заносятся исключительно арабскими цифрами. Число и месяц пишутся двумя знаками, год – четырьмя.
    • Запрещены любые исправления в виде зачеркиваний и помарок.

    Каждая трудовая книжка имеет свой уникальный номер, она заводится на человека один раз при первоначальном трудоустройстве и ведется всю жизнь. Если основная книжка заканчивается, к ней прикладывается вкладыш и последующие данные записываются в нем.

    В трудовой книжке содержится следующая информация:

    • Основные сведения о сотруднике (ФИО, уровень образования, профессия или специальность и пр.);
    • О временной работе;
    • О повышении или понижении должности, переводе;
    • Об увольнениях, их причинах и основаниях;
    • Всевозможные награждения, поощрения и взыскания;

    Все без исключения записи вносятся строго на русском языке.

    Инструкция по заполнению титульного листа

    Трудовая книжка на нового сотрудника, ранее ее не имевшего и нигде не работавшего, должна быть заведена в течение семи дней. Заполнение должно производиться непосредственно при работнике.

    Первым заполнению подлежит титульный лист. Первоначальные записи заносятся в соответствии с предоставленными оригиналами документов, а именно:

    • Документ, удостоверяющий личность сотрудника (паспорт).
    • Документ об образовании (диплом, аттестат и пр.).

    При занесении имени и отчества сотрудника категорически запрещается использование сокращений, инициалов. Они должны быть указаны полностью. Дата рождения записывается с применение арабских цифр, месяц также заносится цифрами.

    Информация об уровне образования и специальности сотрудника заносится в соответствии с дипломом или иным документом, подтверждающим окончание учебного заведения. Если на момент трудоустройства он продолжает обучение в ВУЗе, то вносится запись о неполном высшем образовании (при условии предоставления справки из образовательного учреждения). В последующем после получения диплома вносится запись о высшем образовании через запятую, предыдущая при этом не исправляется и не зачеркивается. Ссылаться на документ при этом не нужно.

    Если у вновь устроившегося или уже работающего сотрудника изменилось семейное положение, и вследствие этого поменялась фамилия, то прежнюю нужно зачеркнуть одной прямой чертой, а там, где есть свободное место (правее или сверху) указать новую.

    На обороте корки трудовой книжки требуется указать причину, по которой произошло изменение и документ-основание.

    Вся информация, занесенная на титульный лист, удостоверяется печатью организации-работодателя, а также личными подписями кадрового работника и самого сотрудника.

    Внесение данных об основной работе

    Фиксация данных об основной работе всегда начинается с полного и сокращенного наименования компании-работодателя. Оно допускается в рукописном варианте или в виде печатного штампа.

    После наименования юридического лица следует запись, свидетельствующая начало трудовой деятельности у этого работодателя. Разворот с информацией о работе состоит из нескольких граф:

    1. Номер записи по порядку. Каждой новой записи присваивается свой уникальный номер.
    2. Дата записи. Для числа, месяца и года предназначены свои ячейки, они вносятся арабскими цифрами.
    3. Запись о приеме на работу. В ней должно упоминаться наименование подразделения, куда направляется сотрудник и его должность.
    4. Документ-основание, это приказ о приеме, решение или распоряжение. Поле должно содержать дату и номер документа.

    Внесение данных о трудовой деятельности по совместительству

    Зачастую бывает, что человек в погоне за более благоприятным финансовым положением устраивается на вторую, а то и третью работу. По правилам трудовая книжка хранится у основного работодателя. А вот вторые трудовые отношения оформляются договором.

    Дополнительная работа может отражаться в трудовой книжке в случае пожелания самого работника. Такая запись вносится сотрудником кадрового аппарата на основной работе. Но для этого сотрудник должен предоставить некое документальное подтверждение того, что он еще где-то ведет трудовую деятельность. Им могут служить:

    • Оригинал или заверенная копия трудового договора.
    • Копия приказа о трудоустройстве на вторую работу или выписка из него, заверенная руководителем.
    • Справка, служащая подтверждением факта работы в другой компании.

    Запись о совместительстве вносится по аналогии с записью об основной работе с той лишь разницей, что в этом случае уточняется, что сотрудник принят в качестве совместителя, а не на полный рабочий день.

    Перевод в иное подразделение или смена должности

    Для подавляющего большинства трудящихся свойственно продвижение по карьерной лестнице. Или переход из одного структурного подразделения в другое.

    А в соответствии с действующим Законодательством любое изменение условий труда или перемещение работника внутри организации должно непременно отражаться в трудовой книжке.

    Допустим, некий сотрудник Сугробов некоторое время добросовестно и усердно работал экономистом. И вот руководство, наконец, оценило его труды и решило переместить его вверх по должностной лестнице, а именно на должность финансового директора компании. Тогда кадровый работник должен внести очередную запись в трудовую книжку Сугробова. Она, как и все записи в этом документе, начинается со следующего порядкового номера и даты присвоения новой должности. Далее следует запись непосредственно о факте произошедшего изменения: «Переведен на должность финансового директора». Затем реквизиты приказа (решения, распоряжения).

    Если произошла не смена должности, а перевод в другой отдел или подразделение, это тоже должно отразиться в трудовой книжке. Тогда основная запись будет выглядеть следующим образом: «Переведен в отдел сбыта на должность экономиста». При этом прочие графы должны быть заполнены по общим правилам.

    Внесение информации об увольнении

    Фактической датой прекращения трудовой деятельности работника в организации является последний рабочий день. Трудовая книжка заполняется и выдается на руки сотруднику в этот же день.

    При заполнении в трудовой документ вносятся следующие данные:

    • Очередной номер записи.
    • Дата окончания работы в организации.
    • Факт прекращения работы, причина и основание с соответствующей ссылкой на Трудовой кодекс РФ и соответствующую статью.
    • Документ, выступающий в качестве основания для увольнения (приказ, решение, распоряжение).

    Запись заверяется печатью организации-работодателя и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. После этого сотрудник расписывается в трудовой книжке за то, что с записью он ознакомлен.

    Внесение исправлений

    Ведение трудовых книжек требует предельной четкости и внимательности. Но работники кадровой службы тоже люди и они могут допускать какие-то ошибки. Или же неправильная запись может возникнуть по какой-то другой причине. В любом случае неточность нужно исправлять. Вопрос – как? Ведь зачеркивание или другие поправки в этом документе не допускаются.

    Для внесения исправлений в трудовую книжку существуют определенные правила. При этом неверная запись подлежит признанию недействительной, а уже затем вносится правильная запись.

    Для признания записи недействительной также заносится отдельная запись с порядковым номером и датой, при этом в графе сведений о работе прописывается «Запись за №… считать недействительной». А далее следует настоящая запись с верной информацией и указанием соответствующего документа-основания (например, приказа).

    Исправления могут вноситься работодателем, который ранее допустил неточность или же кадровиком на новом месте работы. В последнем случае прежний работодатель обязан предоставить документ, на основании которого запись может быть исправлена.

    Особые случаи

    Встречаются нестандартные случаи при ведении трудовых книжек:

    • К примеру, документ может быть утерян владельцем или прийти в негодность по вине работодателя или в результате чрезвычайного происшествия. Тогда организация-работодатель обязана оформить дубликат трудовой книжки. При этом информация о стаже работника может быть внесена кадровиком на основании личной карточки унифицированной формы Т-2. Альтернативным вариантом является восстановление записей в дубликате на каждом предыдущем рабочем месте в отдельности.
    • Из ряда особых случаев считается присвоение работнику очередного классного чина, разряда, категории, класса.
    • Смена наименования юридического лица, а, следовательно, и его печати – также случай нестандартный.

    Трудовая книжка является поистине важным документом. Относиться к ней следует очень бережно. Ведь она является не просто отражением всей истории трудовой деятельности работника. Именно на основании ее высчитывается продолжительность трудового стажа и от нее напрямую зависит величина будущей пенсии.

    Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

    Правила внесения исправлений в трудовой книжке — образец

  • Правила заполнения титульного листа трудовой книжки

  • Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

    Читайте также:  Трудовой договор с поваром
  • Рекомендуем посмотреть: