+7 (499) 455 09 86  Москва

+7 (812) 332 53 16  Санкт-Петербург

Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва и МО
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург и ЛО

Дубликат трудовой книжки образец заполнения 2017

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (СПБ)
Это быстро и бесплатно!

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.

Актуально на: 27 февраля 2017 г.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

  • утеря трудовой книжки бывшим работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 );
  • утеря трудовой книжки работодателем;
  • негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  • внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 );
  • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 ).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 ). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 ). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 ). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 ).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 ). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 ).

Также читайте:

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017

Дубликат трудовой книжки— образец заполнения 2017 — вопрос о корректном оформлении этого документа продолжает оставаться актуальным из года в год. Ведь дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки.

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 31, 33, 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

  • оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье«Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».

  • книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
  • если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.
Читайте также:  Отрицательная характеристика на работника

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случае утраты трудовой книжки лицо, утратившее ее (а это может быть как работник, так и сотрудник, ответственный за ее хранение в компании), обязано обратиться к работодателю по последнему месту работы за выдачей дубликата. Если же листы книги испачканы либо в ней имеется недействительная запись, то дубликат тоже может быть оформлен, однако обязанности обратиться за его выдачей у специалиста нет.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам, перечисленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). В 2017 году каких-либо изменений в части заполнения образца дубликата трудовой книжкине было, поэтому нужно руководствоваться прежним порядком.

Во-первых, на титульном листе (первая страница) необходимо сделать запись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию с номером нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 7.2 Инструкции).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 7.2 Инструкции).

Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью«Инструкция по заполнению трудовых книжек»

Как оформить дубликат трудовой книжки — образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Образец заполнения дубликата трудовой книжки на 2017 год

Действия ответственного лица при выдаче дубликата

Что такое дубликат трудовой книжки

На основании ст. 66 ТК РФ документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина является трудовая книжка. Ее форма и правила ведения и хранения, а также изготовления и приобретения работодателями бланков приведены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Дубликат книжки по своей сути является 2-м экземпляром, который имеет аналогичную юридическую силу.

Оформляется дубликат трудовой книжки полностью в соответствии с оригиналом. Исключение составляют случаи, когда ранее в трудовую были внесены данные:

  • ошибочные, ложные или неточные;
  • не подлежащие восстановлению из-за отсутствия их документарного подтверждения.

Порядок заполнения и оформления дубликата регламентируется следующими документами:

  1. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
  2. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Дубликат книжки выдается и заполняется по последнему месту работы лица на основании заявления. Администрация обязана оформить и выдать документ в течение 15 дней со дня получения от сотрудника соответствующего заявления (п. 31 Правил).

Оформление дубликата трудовой книжки

Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:

  1. По просьбе самого сотрудника:
    • При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
    • В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
    • В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил).

В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.

  • По инициативе администрации:
    • При краже оригинала.
    • При массовой утере документов. В этом случае стоит руководствоваться п. 34 Правил, согласно которому восстановить данные возможно только путем создания специальной комиссии, состоящей из представителей органов исполнительной власти. Процедура установления стажа регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.
  • Какие документы необходимы

    Заполнение дубликата трудовой книжки (образец которого вы найдете далее) необходимо проводить на основании имеющихся или предоставленных сведений о трудоустройстве.

    Подтвердить предыдущие трудовые отношения могут:

    • справки, содержащие информацию о причине их выдачи, то есть реквизиты распоряжений о приеме и увольнении с предприятия, а также переводе с должностей;
    • приказы (распоряжения), в том числе в виде выписок;
    • личные дела и карточки;
    • лицевые счета граждан;
    • бухгалтерская документация об оплате труда;
    • профсоюзный билет и т. д.

    Помимо этого, подтвердить место работы разрешается при помощи трудового договора или иных бумаг, содержащих информацию относительно времени работы.

    Необходимо учесть тот факт, что администрация обязана всячески содействовать и помогать сотруднику в получении документации, служащей подтверждением его стажа, с предыдущих мест работы (п. 7.2 Правил).

    С указанных документов снимаются копии, а оригиналы после надлежащего заверения передаются на хранение владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции).

    Образец дубликата трудовой книжки можно скачать здесь: Оформление дубликата трудовой книжки — образец.

    Как сделать дубликат трудовой книжки: образец-2017

    Выдача дубликата предусматривает следующие шаги:

    1. В правом верхнем углу 1-й страницы нового бланка ставится отметка: «Дубликат». На самой же трудовой книжке делается запись, что взамен нее выдан дубликат, с проставлением его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
    2. На титульном листе фиксируется информация, актуальная на день оформления дубликата. То есть если в период рабочей деятельности у сотрудника менялись фамилия, имя или иные данные, вносить их в дубликат по Правилам нет необходимости (п. 2.1 Инструкции). Указываются последние действительные данные.
    3. При заполнении раздела «Сведения о работе»:
      • указывается общий стаж работы, который рассчитывается суммарно за весь период деятельности, без указания периодов работы на конкретном предприятии (ч. 2 п. 7.2 Инструкции);
      • поочередно (с присвоением порядкового номера в графе 1) записываются сведения о каждом месте работы (дата приема/увольнения ставится в графе 2), например: «Принят в общество с ограниченной ответственностью “Машина” (ООО “Машина”) на должность продавца» (раздел 3);
      • в раздел 4 вносятся данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация, например: «Справка ООО “Машина” от 13.05.2013».

    При оформлении дубликата трудовой нет необходимости заверять все внесенные записи подписями уполномоченных на то лиц.

    Следует отметить, что все иные условия заполнения дубликата (написание дат, цвет пасты и чернил и т. д.) аналогичны порядку заполнения оригинала трудовой согласно Инструкции.

    Внесение последующих данных о трудоустройстве у текущего работодателя производится в соответствии с Правилами в общем порядке.

    Действия ответственного лица при выдаче дубликата

    После того как дубликат оформлен, сведения о его выдаче надлежит внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в ней следует отразить факт снятия с учета оригинала трудовой.

    Читайте также:  Входит ли отпуск по уходу за ребенком в льготный стаж

    Дубликат трудовой книжки выдается владельцу под расписку.

    Действия в случае, если после выдачи дубликата обнаружится оригинал, нормами права не урегулированы. Возможен такой вариант:

    • принять от сотрудника найденную трудовую и продолжить ее ведение надлежащим образом;
    • получить от сотрудника письменные объяснения, почему он не представил документ ранее и просил завести дубликат;
    • уничтожить дубликат по правилам для испорченных бланков на основании комиссионного акта (п. 42 Правил).

    Не допускается выдача нового бланка книжки без указания сведений о том, что это дубликат. В дальнейшем возникнут проблемы относительно его подлинности, поскольку дата выпуска самого бланка будет гораздо позднее, чем даты внесенных в него сведений. В связи с этим обязательно потребуется предъявление дополнительных справок с целью подтверждения стажа.

    Итак, ответ на вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. дан в Правилах (специальные нормы для дубликатов), а также Инструкции (общие требования по ведению трудовых). Юридическая сила дубликата аналогична оригиналу документа, а сведения, вносимые в него, по возможности должны дублировать оригинал.

    Как оформить дубликат трудовой книжки

    Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.

    Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.

    Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.

    Почему возникает необходимость получения дубликата

    Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата. Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:

    • потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
    • умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
    • массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
    • наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

    Если в утере или порче виновен работодатель

    Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.

    Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
    Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.

    Если она утрачена или испорчена работником

    Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

    В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

    Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

    Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

    Какие данные потребуется восстановить

    Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

    Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. Следующий, 2017 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.

    Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

    • справки из архивов;
    • данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
    • копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
    • справки от предыдущих нанимателей;
    • выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

    Как заполняется дубликат

    Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

    Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».

    Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

    Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

    Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

    Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

    Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

    Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

    Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.

    Образец заполнения дубликата трудовой книжки

    Тоже может быть полезно:

    Как оформить дубликат трудовой книжки?

    Нередко встречаются ситуации, когда гражданам РФ необходимо сделать дубликат своей трудовой книжки. Когда именно ее можно оформить? Как именно ее оформить? Какие сведения указываются в дубликате? Когда выдается дубликат?

    Рассмотрим все тонкости оформления документа подробней.

    Слово закона

    Возможность оформить дубликат документа прописана пунктами 31,32 “Правил о ведении, в том числе и хранении трудовой книжки”, которые утверждены Постановлением Правительства РФ в апреле 2003 года (является ключевым в вопросе условий и порядке выдаче дубликата документа).

    Кроме того, регулируется пунктом 7.1 “Инструкции заполнения трудовых книг”, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от октября 2003 года № 69.

    В каких случаях выдается?

    Негодность

    Как и прочие документы, трудовая книжка может прийти в негодность:

    • порваться;
    • обгореть при пожаре;
    • пострадать в результате иных воздействий.

    При возникновении такой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

    Если подлинник трудовой книжки утерян либо был кем-либо похищен (к примеру, была похищен сумка с документами, где была трудовая книжка), об этом необходимо срочно уведомить работодателя.

    Согласно п. 32 Постановления № 225 период уведомления составляет до 15 календарных дней.

    В подобной ситуации не вся информация из подлинника будет перенесена в дубликат.

    Переносится только та информация, которая подтверждается документацией об официальном стаже сотрудника до его последнего трудоустройства, а также сведения о поощрениях и других видах наград.

    Читайте также:  Можно ли получать зарплату наличными

    Массовая утрата

    Массовая потеря трудовых книжек работодателем возможна только в случае возникновения каких-либо чрезвычайных ситуаций.

    При возникновении подобной ситуации формируется специальная комиссия, которая определяет стаж каждого сотрудника.

    К сведению: стаж определяется на основании предоставленной сотрудниками документации либо же свидетельских показаний (если подтверждающая документация отсутствует).

    По завершению расследования, специальная комиссия выдает акт, который является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

    В остальных случаях выдача дубликата может осуществляться на основании признания факта недействительных сведений в подлиннике о причине увольнения сотрудника либо же его перевода на другое место трудовой деятельности.

    Это связано с тем, что недостоверная информация может навредить сотруднику в будущих попытках официального трудоустройства либо же серьезно ударить по его репутации.

    В такой ситуации все сведения, за исключением “неправдоподобных”, должны быть перенесены в дубликат.

    Нормативные документы

    Вопросы, которые касаются оформления дубликата трудовой книжки, регулируются такими законодательными актами, как:

    • Постановление Правительства РФ № 225, регулирующие вопросы о порядке и процессе оформления дубликатов;
    • Постановление Министерством Труда РФ № 69, регулирующий вопрос о хранении и учете;
    • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. регулирующий вопрос учета и хранения дубликата трудовой книжки (дополнение к Постановлению Минтруда № 69);
    • Трудовой Кодекс РФ. в частности ст. 66.

    Данный перечень не является исчерпывающим, однако содержит все необходимые сведения по вопросу как сделать дубликат трудовой книжки.

    Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно. Об этом читайте в нашей статье.

    П ример записи о благодарности в трудовой книжке — здесь.

    Как оформить дубликат трудовой книжки в 2017 году?

    Рассмотрим подробней вопрос о том, как правильно оформить дубликат документа.

    Кто оформляет и выдает?

    Выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственный работодатель на основании составленного заявления сотрудником, которое пишется в свободной форме.

    Помимо работодателя, дубликат выдает:

    • Пенсионный Фонд;
    • Государственный Архив.

    Дубликат должен быть выдан заявителю в течении первых 15 календарных дней с момента принятия соответствующего заявления.

    Стоимость процедуры

    Все затраты, связанные с покупкой новой трудовой книжки ложатся исключительно на работодателя, если имеет место быть его вина, в противном случае, за приобретение трудовой книжки должен будет платить сотрудник.

    Таким образом, сама процедура восстановления является бесплатной за исключением случаев, когда необходимо будет приобрести новую трудовую книжку.

    Алгоритм действий

    Рассмотрим подробней порядок выдачи документа.

    Общая схема

    Отвечая на вопрос, как делается дубликат, можно сказать о возможности использования одного из нескольких способов, а именно:

    • через работодателя;
    • с помощью Пенсионного Фонда;
    • обратиться в Государственный архив;
    • через судебный орган.

    Схема оформления дубликата:

    • Возникновение обстоятельств, из-за которых есть необходимость в оформлении дубликата.
    • Обращение в соответствующий орган.
    • Предоставление необходимого перечня документов и составление заявления.
    • Получение дубликата.

    Восстанавливаем утраченные сведения по ксерокопии

    Если у пострадавшей стороны имеется на руках уже заверенная по всем формам копия, то в такой ситуации достаточно обратиться за оформлением документа напрямую к своему последнему работодателю.

    Алгоритм достаточно прост:

    • Обращение в отдел кадров по последнему месту работы.
    • Подача заявления и копии трудовой книжки.
    • Период ожидания.
    • Получение дубликата.

    Восстановить по справкам

    Вариант с восстановлением трудовой книжки по справкам отлично подойдет в том случае если сотрудник устраивается на новое место работы.

    В таком случае алгоритм заключается в следующем:

    • Написать заявлением на оформление дубликата документа в отдел кадров.
    • Предъявить подтверждающие справки и документы из прежних мест работы (к примеру, трудовое соглашение, награды и так далее).
    • Получить дубликат.

    Действия без подтверждающих документов

    Если у сотрудника отсутствуют подтверждающие документы, получить их или доказать факт наличия стажа можно несколькими путями:

    • обратиться в ПФ;
    • обратиться в Государственный архив;
    • обратиться в судебный орган.

    В первых двух случаях, необходимо помнить: можно получить неполную информацию, поэтому лучше сразу обратиться напрямую в судебный орган.

    При судебном разбирательстве необходимо будет предоставить минимум нескольких свидетелей, которые способны подтвердить факт официального места работы на тех же предприятиях/фирмах, где они также осуществляли свою трудовую деятельность.

    Такой способ восстановления считается наиболее сложным, поскольку требует немало временных затрат и времени.

    Оформление документов

    Нужно ли писать заявление?

    Заявление на оформление дубликата трудовой книжки играет ключевую роль в этом вопросе.

    На основании поданного заявления возникнут обстоятельства в оформлении дубликата документа.

    Скачать примерный бланк заявления можно здесь:

    Правила и инструкция заполнения

    Рассмотрим подробней как заполнить дубликат документа.

    На титульном листе помимо надписи “дубликат” должны содержаться такие сведения, как:

    • полные инициалы сотрудника (без каких-либо сокращений);
    • дата рождения;
    • какое образование имеет;
    • какая специальность (указывается на основании диплома об образовании либо квалификации).

    Помимо этого обязательно нужно указывать дату оформления дубликата.

    Стаж трудовой деятельности указывается в общей сумме.

    Простыми словами нужно указывать общее число проработанных лет, месяцев и дней без уточнения сведений о работодателях, с которыми работал сотрудник.

    После указания таких сведений, нужно будет указывать непрерывный либо общий стаж, который подтвержден документально по отельным периодам.

    Запрещается допускать какие-либо помарки и исправления.

    Места работы

    Если сотрудник осуществлял ранее трудовую деятельность, то наименование предприятий и занимаемая им должность указывается в 3 графе раздела “Сведения о работе”.

    Все работодатели, с которым работал сотрудник, должны подтверждаться документально.

    Примеры заполнения

    Заполнить дубликат трудовой книжки не составит большого труда. Для этого достаточно соблюдать законодательство РФ и избегать помарок либо исправлений.

    Образец оформления дубликата при утере трудовой книжки представлен здесь:

    Сроки

    Отвечая на вопрос, когда выдается, можно с уверенностью ответить: в течении 15 календарных дней с момента составления соответствующего заявления.

    Распространенные ошибки

    Дубликат – это в первую очередь, документ, который должен быть заполнен по всем законам РФ.

    Вся информация должна быть полностью идентичной подлиннику. Исключением являются те сведения, которые невозможно указать из-за отсутствия документального подтверждения либо доказан факт недостоверно указанной информации.

    Под определением “вкладыш” подразумевается часть трудовой книжки, которая может быть вшита в основной документ, при отсутствии в нем свободных страниц для записей. В обязательном порядке он оформляется подобным образом, как и трудовая.

    Главными ошибками в процессе выдачи дубликата документа сотруднику являются:

    • занесение в документ ошибочных сведений (к примеру, информации, которая по результатам проверки признана недействительной);
    • запись информации, которая не подтверждена документально;
    • запись всей необходимой информации не в полном объеме;
    • отсутствие необходимых пометок о том, что документ является дубликатом.

    В процессе оформления вкладыша нередко допускают такие ошибки:

    • отсутствие полной информации на титульном листе;
    • отсутствие пометок об основаниях формирования вкладыша;
    • ошибочные указания сведений во вкладыше в процессе его формирования.

    По этой причине сотрудникам при получении дубликата трудовой книжки в обязательном порядке следует внимательно проверять все имеющиеся в нем записи, в том числе и на факт наличия помарок либо опечаток.

    Кто заверяет?

    Дубликат трудовой книжки заверяется ответственным лицом непосредственного работодателя (либо нотариусом), а также самим сотрудником. В завершении ставится печать отдела кадров.

    Может ли это сделать бухгалтер?

    Если должностная инструкция бухгалтера предусматривает возможность заверить дубликат трудовой книжки, значит, он имеет полное право это сделать.

    Стоит отметить, что нередко в небольших компаниях отсутствует штатная единица “кадровый работник” и за них все это делает именно бухгалтер.

    Когда выдается?

    Дубликат трудовой книжки выдается на основании предоставленного заявления сотрудником и по завершению ее заполнения, в том числе после заверения.

    Образец записи в трудовую книжку генеральному директору вы найдете в нашей статье.

    Как правильно оформить отзыв работника из отпуска? Узнайте тут.

    Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Информация — здесь.

    Часто задаваемые вопросы

    Что делать, если и дубликат утерян?

    В таком случае алгоритм повторного оформления полностью идентичный, как и для получения первого дубликата.

    Как оформить, если была смена фамилии?

    Оформление дубликата осуществляется стандартным образом только с небольшим нюансом: необходимо предъявить документы, способные подтвердить смену фамилии.

    Как учесть дубликат в документах организации?

    Согласно пункту 41 Правилу № 225, в книгу приходов-расходов по ведению учета бланка дубликатов трудовой книжки, в том числе и вкладышей, осуществляется бухгалтерским отделом компании, а также заносится информации обо всех подробных операциях, которые напрямую относятся к затратам на приобретение бланков.

    В обязательном порядке необходимо указывать номер и серию бланков.

    Пример оформления книги:

    Как оформить уволенному сотруднику?

    Согласно действующему законодательству, уволенные граждане могут восстановить дубликат трудовой книжки у своего последнего работодателя, причем вне зависимости от того, сколько прошло времени.

    Часто отдел кадров отказывает в этом, но стоит помнить: такие действия противозаконны и можно смело обращаться в правоохранительные органы.

    Выдача при утере основного документа входит в их обязанность, за отказ от выполнения которой они несут уголовную и административную ответственность.

    Поделиться

    Рекомендуем посмотреть: